Hybrid Workplace, il dilemma: lavoro remoto, smart working o ufficio?

Il lavoro che cambia

Hybrid Workplace, un dubbio amletico: lavorare a distanza o tornare in ufficio?

Da ora in avanti entreremo in una nuova fase in cui internet, uffici, case saranno solo una parte dello stesso concetto: il luogo di lavoro come Hybrid Workplace. La sfida è abbracciare la mentalità della collaborazione e trovare il connubio vincente tra spazio fisico e virtuale

23 Set 2021

Marco Planzi

Associate Partner, P4I-Partners4Innovation

Laura Fasolo

Associate Partner, P4I-Partners4Innovation

Smart Working, Hybrid Workplace, produttività, benessere del dipendente. Quante volte ne sentiamo parlare? La pandemia ha accelerato i cambiamenti nel mondo del lavoro, ma in realtà, già prima del 2020, si stava formando un movimento d’opinione all’interno delle organizzazioni. I personal computer e la connettività sono diventati così veloci che le persone avevano iniziato a chiedersi: “Abbiamo davvero bisogno di stare insieme, in un ufficio, per fare il nostro lavoro?“. In una moderna versione di Maometto e la montagna, perché serve ancora recarsi in ufficio, quando l’ufficio può venire da te?

Abbiamo misurato la risposta a questa domanda durante i lockdown e imparato che molti di noi in realtà non hanno bisogno di essere nello stesso edificio insieme con i colleghi per svolgere il proprio lavoro. Persone e team possono lavorare anche a distanza, e i fatti lo hanno dimostrato. E ora? Cosa implica quello che abbiamo vissuto? Forse ci troviamo di fronte a una nuova domanda: l’organizzazione del lavoro da remoto rappresenta l’immediato futuro? La risposta non è così scontata, sia che siamo dei fan della tecnologia e del lavoro a distanza sia che siamo nostalgici delle care vecchie giornate di lavoro in ufficio e degli incontri de visu.

Hybrid Workplace: perché ci servono ancora gli spazi fisici

Anche se possiamo lavorare in ogni luogo in cui ci sia una connessione internet, nella pratica non sempre desideriamo farlo. Le piattaforme digitali ci rendono facile estremamente facile collaborare, tra email, riunioni da remoto, videochiamate e messaggi istantanei, ma l’evidenza quotidiana suggerisce che a volte troppi canali di collaborazione portano a comportamenti inaspettati da parte delle persone.

Alcuni “socialite”, vista l’illimitata disponibilità di “sale riunioni virtuali”, possono eccedere nella propria voglia di collaborare, trascinando diverse persone nella spirale delle giornate piene di meeting a distanza uno dopo l’altro. Altri, più riflessivi, tendono a smettere di collaborare aiutati dalla distanza fisica, mettendo in atto vere e proprie tecniche di “ghosting”, ignorando apertamente i colleghi. Ecco perché continuiamo a servirci di spazi fisici comuni, intesi come luogo di incontro, in cui condividere informazioni e conoscenza, per generare idee e cogliere spunti come componente vitale del lavoro. La scarsità degli spazi fisici aiuta anche ad autoregolarci, mettendo d’accordo tutti: in fondo non si possono fare più riunioni di quante siano le sale adibite a farle.

A partire da queste considerazioni relative all’integrazione tra tecnologie di comunicazione e uffici fisici, tra modalità di lavoro nuove e tradizionali, è nato il concetto di Hybrid Workplace.

Che cosa è veramente un Hybrid Workplace

Hybrid Workplace è una definizione che dovrebbe racchiudere in sé la descrizione di come sarà il nostro luogo di lavoro del futuro. Si tratta di una keyword molto stimolante, ma con un significato sfuggente. Infatti, non c’è in vista una sintesi definitiva tra spazio di lavoro fisico e digitale. Questo perché una maggiore possibilità di interazione non è necessariamente qualcosa di preferibile o da rifuggire. L’obiettivo dovrebbe essere quello di far interagire le persone giuste con la giusta ricchezza al momento giusto, sia che si trovino in presenza sia che ognuno lavori da remoto.

Non solo, qualunque definizione dovessimo dare di Hybrid Workplace, i vantaggi connessi alla sua implementazione restano solo teorici se gli strumenti di comunicazione e collaborazione non vengono utilizzati dalle persone nel modo corretto. Quando si parla di innovazione, vista la natura stessa della parola, spesso non ci sono punti di riferimento a cui ispirarsi, e per questo diventa chiave la capacità degli individui di sperimentare in prima persona i vantaggi delle tecnologie applicate all’ambiente lavorativo, superando la paura di provare. Serve quindi sviluppare una vera e propria mentalità (o mindset) che porti le persone giorno dopo giorno a padroneggiare gli strumenti digitali in modo consapevole senza bloccarsi o adagiarsi sempre sull’utilizzo degli stessi canali comunicativi, trovando – a volte anche in modo autonomo – soluzioni ai problemi operativi quotidiani attraverso il confronto con i colleghi.

L’ufficio liquido e la sfida del lavoro ibrido

Gli uffici non passeranno di moda, ma la tecnologia e nuovi modi di organizzare il proprio lavoro li rivitalizzeranno e trasformeranno. Non importa davvero “superare il concetto di distanza” quanto costruire una nuova prossimità, che consenta agli individui di collaborare insieme incontrandosi quando serve in spazi sia fisici sia virtuali, gradevoli, facili da usare, aperti.

Nell’Hybrid Workplace gli spazi di lavoro diventano liquidi: le persone non sono vincolate ad un unico luogo e grazie alle tecnologie, abilitatori di questa evoluzione dei modelli di organizzazione del lavoro, possono collaborare, condividere e socializzare, scegliendo di muoversi nello spazio a seconda delle specifiche esigenze professionali e personali.

Non c’è una definizione univoca o una ricetta uguale per tutti, la sfida per ciascuno di noi è sperimentare e definire il proprio concetto di Hybrid Workplace che racchiuda e integri dimensione fisica e virtuale.

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