Lavoro agile: cos’è, come fare e i benefici per le aziende e i dipendenti

GUIDE E HOW TO

Guida al lavoro agile: cos’è, come fare e i benefici per le aziende e i dipendenti

Il lavoro agile è un tema di grande attualità, ma non tutte le aziende hanno piena consapevolezza del percorso di cambiamento necessario per adottarlo. Secondo Injenia occorre agire sulla cultura, sui comportamenti, l’organizzazione e i processi, riuscendo a creare quella perfetta miscela di produttività, responsabilizzazione ed engagement. Ecco come fare

25 Mar 2021

Emanuele Villa

Tra il 2019 e il 2020 siamo passati da 570 mila smart worker in Italia a più di 5 milioni (fonte: Osservatorio Smart Working, Polimi). Negli ultimi mesi, la transizione verso il vero lavoro agile sta prendendo corpo: superata infatti una fase di telelavoro emergenziale, anche le imprese più tradizionali stanno realizzando le grandi opportunità insite nell’agile working, che vanno dal risparmio sui costi di real estate ad avere una workforce sempre più motivata e produttiva.

Non si pensi però che il lavoro agile sia nato con la pandemia o sia un fenomeno recente: il processo di modernizzazione del paradigma di lavoro è attivo da decenni ed è un passo fondamentale per adeguare le aziende a mercati sempre più competitivi, connessi ed esigenti. La work transformation è un fenomeno naturale che stava prendendo piede ben prima del 2020: semplicemente, è stata accelerata da un evento disruptive che ne ha esteso rapidamente il raggio d’azione. Essa abilita un nuovo modo di vivere il lavoro e di concepire l’esperienza lavorativa, un modo che sarà sempre più diffuso e i cui i benefici riguardano tutti, dipendenti, aziende, clienti, partner e fornitori.

Lavoro agile, di cosa si tratta

Essendo un tema di stretta attualità, è del tutto naturale imbattersi in dozzine di definizioni di lavoro agile. Ciò che le accomuna è la scissione tra l’esperienza di lavoro, il luogo e l’orario. In altri termini, il lavoro agile ragiona sulla base delle attività da eseguire e gli obiettivi da raggiungere, non delle ore da trascorrere in un luogo ben definito come i locali dell’azienda o la propria postazione fissa in ufficio.

Certi lavori sono senz’altro favoriti rispetto ad altri, ma la trasformazione non deve esaurirsi in fenomeni come la office automation: complice l’impiego di strumenti tecnologici connessi, oggi è possibile gestire da remoto (e quindi, da dove si vuole) un impianto industriale, i flussi logistici di un magazzino e molto altro, intervenendo di persona solo laddove necessario.

Ogni azienda trova poi il modo migliore per implementare il lavoro agile a seconda dei suoi processi e delle sue peculiarità: ciò che conta è un cambio di mentalità, fondamentale per passare da un modello incentrato sul luogo, sull’orario e sul controllo di presenza a un altro che invece mette al centro l’employee e che è rivoluzionario proprio per questo.

Cultura, processi, strumenti: i pilastri del lavoro agile

La trasformazione del modello di lavoro è un percorso complesso. Secondo Injenia, che da anni accompagna le aziende italiane verso l’innovazione digitale, per adottare il lavoro agile non è sufficiente una corretta abilitazione tecnologica: molte aziende provengono da decenni di storia contraddistinti da un’organizzazione fortemente gerarchica, da silos di comunicazione e, dal punto di vista IT, da una stratificazione e frammentazione degli applicativi che non è compatibile con le esigenze di flessibilità del lavoro agile. Non dimentichiamo, infatti, che il lavoro deve essere gestibile da remoto, con una connessione internet, un laptop o uno smartphone.

Complice la disruption della pandemia, tante aziende hanno pensato di adottare lo smart working tramite una semplice abilitazione tecnologica: distribuzione di laptop ai dipendenti, attivazione di VPN e acquisto di tool SaaS di collaboration, così da permettere a tutti di essere connessi e accedere alle risorse aziendali. In questo modo, hanno ottenuto risultati a livello di business continuity, ma non hanno certamente beneficiato dei vantaggi di produttività, engagement, efficienza, responsabilizzazione e sicurezza che fanno parte del modello di lavoro agile.

La trasformazione del lavoro è un processo molto più profondo, continuo e pervasivo, ed è infatti buona norma farsi assistere da specialisti di trasformazione digitale, che siano cioè in grado di adottare un approccio olistico e di ragionare in termini di adoption piuttosto che di fornitura di tool e soluzioni tecnologiche. In particolare, sono 3 i pilastri da toccare durante il viaggio:

Cultura

È senza dubbio il punto di partenza. Non è agile working concedere ai dipendenti un giorno di lavoro in più da casa, perché il lavoro agile non è un premio bensì un modo nuovo di concepire l’esperienza lavorativa. Non può esistere smart working (o agile) vero senza una cultura aziendale in grado di supportarlo a 360 gradi. Purtroppo, questo è anche lo scoglio più grande, perché richiede non solo lo sviluppo di nuove regole e policy supportate dalla leadership aziendale, ma anche un processo graduale e continuo di adattamento, volto ad abbattere convinzioni, abitudini e quella classica resistenza al cambiamento con cui si ha inevitabilmente a che fare.

Processi

Il lavoro agile è fondato su strumenti digitali e connessi. La digitalizzazione dei processi (con connessa automazione, laddove possibile) è un elemento cardine del nuovo paradigma di lavoro. I processi devono essere digitalizzati e ottimizzati tenendo conto di una workforce che sarà sempre più diffusa e connessa. Largo, appunto, all’automazione, ma attenzione anche alla user experience, che ha un impatto centrale sulla produttività.

Strumenti

Come in qualsiasi percorso di trasformazione digitale, la tecnologia è il fattore abilitante. Sotto questo profilo, ci sono alcune linee guida da seguire: l’ottimizzazione della user experience, di cui si è già detto, ma soprattutto l’abbattimento della frammentazione e la massima attenzione nei confronti di sicurezza e compliance.

Fornire alle persone in smart working diversi tool non integrati per comunicare, accedere alle risorse e ai dati ed eseguire i processi finisce per avere serie conseguenze nei confronti della produttività, riducendo o vanificando i benefici del lavoro agile. Tutto ciò alimenta inoltre lo Shadow IT, che si traduce nell’impiego di strumenti consumer (come, ad esempio, WhatsApp) al di fuori del perimetro di sicurezza dell’azienda e delle sue policy: la conseguenza è un aumento dei rischi di data breach che, quando si verificano, pesano in modo massiccio sui costi dell’azienda (quasi 4 milioni di dollari di media, secondo IBM).

Ciò che rende produttivo il lavoro agile è quindi un ristretto numero di strumenti e piattaforme che, nel complesso, riescano a supportare la comunicazione multicanale (messaging, voce, video) e l’esecuzione – in forma collaborativa – dei processi. Lo chiamano digital workplace ed è la declinazione virtuale (o ibrida) dell’esperienza lavorativa tradizionale: la soluzione che le aziende stanno adottando per raggiungerlo è basata su una piattaforma centralizzata che si fa carico della comunicazione e dei processi collaborativi. All’interno di questa vengono integrati tanti altri strumenti e applicazioni aziendali, come l’ERP, il CRM, le soluzioni dipartimentali a quelle dedicate alla gestione degli spazi di lavoro (asset booking).

Lavoro agile: i benefici per le aziende e i dipendenti

I benefici del lavoro agile sono tali da incentivare fortemente la sua adozione. Soprattutto, si tratta di una rara situazione win-win, perché alla razionalizzazione dei costi per l’azienda segue un incremento di produttività e di benessere per il dipendente.

Per le aziende: saving immediati e misurabili, più efficienza

Il lavoro agile è una straordinaria opportunità per abbattere le inefficienze che si sono stratificate nel corso degli anni e dei decenni. Le aziende devono adottare l’agile working per allinearsi a mercati sempre più competitivi, ma spesso il primo driver è proprio la razionalizzazione dei costi.

Primi fra tutti, sono quelli legati al real estate: i costi di facility management, delle utenze, della manutenzione degli spazi e di tutti i servizi connessi non possono che calare quando l’occupazione degli spazi scende in modo avvertibile. Per fornire qualche dato a supporto, quando il Gruppo BT attivò il programma Agile Worker si trovò a risparmiare 6.000 sterline all’anno per ogni dipendente: essendo all’epoca più di 10.000 gli smart worker dell’azienda, parliamo di un peso di 60 milioni di sterline all’anno (fonte: DigitalWorkplaceGroup). Non solo: le aziende possono riprogettare gli spazi in funzione di un nuovo modello di lavoro ibrido e adibire alcune zone a coworking per professionisti esterni, così da generare una nuova voce di introito e favorire creatività e interscambio di informazioni, da cui nasce l’innovazione.

Le imprese possono poi contare su tutti i benefici di produttività abilitati da un workplace digitale: la digitalizzazione/automazione dei processi è un driver importante, ma lo è ancora di più il riflesso dell’employee engagement sulla produttività stessa.

Per i dipendenti: empowerment e produttività

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, più della metà dei dipendenti ha rilevato un impatto positivo del lavoro agile sulle proprie performance lavorative. Miglioramento delle competenze digitali, abbattimento delle barriere di comunicazione, ottima efficacia delle riunioni da remoto, spinta all’innovazione e alla collaborazione sono alcuni dei risultati del lavoro agile.

Il primo beneficio del lavoro agile sulla work experience si riassume nel termine empowerment, che possiamo tradurre con responsabilizzazione. Agile working pone l’accento sull’esperienza del dipendente e sugli obiettivi che deve raggiungere, fornendogli gli strumenti per comunicare, collaborare e tutto ciò di cui ha bisogno di raggiungerli. Non lo vincola più a uno spazio né a un orario: questo lo responsabilizza e gli permette di gestire meglio il rapporto tra lavoro e vita privata. La conseguenza è un altro pilastro a cui tende ogni divisione HR: l’engagement, cioè la sensazione di essere una parte importante dell’organizzazione e della sua cultura, dei valori e della missione. Diverse ricerche, ma anche la logica, dimostrano un nesso causale tra l’engagement e la produttività: il dipendente engaged è disposto a lavorare meglio, a fare un passo in più, fino a diventare uno dei primi Ambassador della sua azienda. Non è un obiettivo semplice da raggiungere, ma un vero agile working è un passo importante nella direzione giusta.

Le tecnologie che supportano il lavoro agile

Il lavoro agile è alimentato e abilitato dalla tecnologia. Si è già detto di quanto sia essenziale una piattaforma centralizzata e, soprattutto, un ecosistema di soluzioni integrate per far sì che il beneficio di produttività dato dall’engagement non si disperda in una user experience lacunosa e complessa. Ecco alcune tecnologie che non possono mancare in un paradigma di agile working produttivo:

Unified Communications & Collaboration (UCC)

Una piattaforma che accentri la comunicazione multicanale, la condivisione di informazioni, documenti e l’esecuzione dei processi è fondamentale in un contesto di lavoro agile. La comunicazione deve essere rapida e multidevice: oggi il telefono fisso con l’interno aziendale è anacronistico, perché tutte le comunicazioni vanno indirizzate verso device come lo smartphone, il PC, il tablet e lo smartwatch. Deve essere possibile passare velocemente da una chiamata vocale a una videoconferenza, mentre si condividono opinioni (testuali) e documenti con i propri colleghi di team in una stanza virtuale dedicata. Tutto questo, toccando un paio di volte lo schermo dello smartphone.

Soluzioni di process management e documentali

La gestione remota dei processi e la digitalizzazione dei flussi documentali rendono queste soluzioni un must per ogni ambiente di lavoro agile. Il fine di un digital workplace non è infatti (solo) quello di favorire comunicazione, collaborazione e innovazione, ma anche di lavorare da remoto esattamente come in ufficio: strumenti documentali e di process management non possono mancare, meglio se integrabili con la piattaforma UCC.

A tal fine, Injenia ha ideato Interacta, l’unica business platform personalizzabile e totalmente integrata con gli strumenti aziendali, che trasforma la gestione dei processi grazie a un’esperienza d’uso social per comunicare e collaborare con la stessa semplicità e naturalezza della vita di tutti i giorni. Interacta struttura le informazioni, capitalizza e diffonde la conoscenza, aumenta l’engagement e permette al management di avere tutto sotto controllo.

Cloud

Più che uno strumento, è un abilitatore fondamentale di agile working. Non dimentichiamo, infatti, che anche l’IT è coinvolto nel lavoro agile e fa parte della stessa workforce diffusa che lavora da remoto: il fatto che i principali strumenti di agile working siano erogati come servizio cloud ha piacevoli ripercussioni non solo sul modello di costo (Opex anziché Capex), ma anche sulle operations necessarie per garantire continuità e allineamento alle esigenze dell’azienda. Grazie al cloud, i servizi sono gestiti e aggiornati dal provider, che ne garantisce la resilienza e determinati livelli di servizio, rendendo molto più semplice (dal punto di vista IT) l’adozione dell’agile working.

Il ruolo degli indicatori di performance: da KPI a KBI

Il lavoro agile agevola il business, ed è perciò fondamentale poter monitorare e misurare le performance del nuovo modello. L’uso dei KPI – Key Performance Indicator – è essenziale anche per comprendere l’efficacia delle attività di change management e quanto il “vero” agile working stia effettivamente sostituendo processi, dinamiche e modalità consuetudinarie di lavoro.

Posto che la definizione degli specifici indicatori varia da un’azienda all’altra a seconda dell’attività, del settore, della divisione e delle esigenze del momento, è certamente utile attenersi a certe linee guida, e in particolare introdurre KPI appartenenti a tre categorie: valutazione delle prestazioni di attività e processi routinari, valutazione dello svolgimento e dell’avanzamento dei progetti, comprensione delle dinamiche di interazione tra diverse divisioni.

Le prime due categorie sono direttamente legate al fattore della produttività, la terza mira a valutare quanto il percorso di change management e l’adozione del lavoro agile siano in grado di abbattere i silos organizzativi. A tutto ciò è poi possibile aggiungere ogni tipo di KPI specifico come quelli relativi al tasso di turnover, le interazioni, e molto altro, ma tenendo in considerazione un aspetto interessante: i dati possono essere estratti dal workplace virtuale ma anche da quello fisico: infatti, grazie ad applicazioni e all’universo dell’IoT, quest’ultimo può fornire indicazioni utili a migliorare e rendere più engaging l’esperienza di lavoro.

È sulla base di quanto appena detto che, nel contesto del lavoro agile, il confine tra gli indicatori di performance (KPI) e quelli comportamentali (KBI – Key Behavior Indicators) diventa fluido. In linea di massima, sono i comportamenti a definire l’efficacia della work transformation a ad avere – successivamente – un riflesso diretto sulle performance. Poterli valutare, comprendendo ad esempio il livello di interazione tra team diversi, il tasso di partecipazione alle riunioni e la presenza sui social network aziendali, è fondamentale per definire il sentiment delle persone e per incoraggiare comportamenti che favoriscano il cambiamento. 

Il ruolo di Injenia nella Work Transformation

Abbiamo sottolineato quanto il percorso verso l’agile working richieda una revisione culturale e organizzativa prima ancora che tecnologica. Le aziende che vogliono ottenere il massimo dalla trasformazione devono affidarsi a un partner che le accompagni in un percorso graduale e che possa adottare uno sguardo olistico nei confronti dell’intera evoluzione. Affidarsi a più fornitori rischia di creare frammentazione, oltre a essere decisamente più complesso da gestire.

Injenia accompagna le imprese italiane da più di un decennio nel percorso di work transformation: ha le competenze, metodologie ad hoc e tutti gli strumenti per garantire risultati tangibili. Promuovendo la cultura dello smart working da oltre 10 anni con successi in ogni settore di business, Injenia è in grado di miscelare i suoi strumenti proprietari (come Interacta, il tool di Social Process Management) con piattaforme abilitanti (Google Workspace) e percorsi di change management finalizzati alla completa e proficua adozione del modello, con soddisfazione delle aziende e degli employee, ma anche dei clienti.

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