FAAC e lo Smart Working: ecco com'è nato il Digital Workplace

Success Story

Collaborazione tra HR e IT e ascolto attivo di business e persone: così ha preso forma il Digital Workplace di FAAC

La conversione in corsa del 90% dei white collar in modalità Smart Working ha solo anticipato i tempi di un progetto in corso da un paio di anni, che ha visto in prima battuta l’adozione di una piattaforma di Enterprise Communication e poi la sperimentazione del lavoro da remoto nel 2019. Passata l’emergenza dei 5 giorni su 5 durante la pandemia, il lavoro agile in Italia è stato organizzato su 2 giorni alla settimana. L’intervista a Luca Bauckneht, Direttore Risorse Umane di FAAC

22 Dic 2020

Gaia Fiertler

FAAC, la multinazionale bolognese che realizza soluzioni automatiche per cancelli, accessi e parcheggi, si è fatta trovare pronta all’appuntamento con il Covid. Partita nel 2018 con un percorso di digitalizzazione per favorire comunicazione e collaborazione tra i suoi 2.700 dipendenti distribuiti in 25 Paesi, tra cui 400 in Italia, l’azienda non ha fatto fatica quando, in 24 ore, ha dovuto spostare tutta l’attività amministrativa e di staff su piattaforma, con l’eccezione di impiegati e manager a supporto della produzione, alle prese con procedure di sicurezza e distanziamenti fisici.

In pratica, tra il 24 e il 25 febbraio 2020, FAAC è passata dal 30% degli impiegati e manager in modalità Smart Working un giorno a settimana (ovvero quel centinaio di impiegati che aveva contribuito al progetto pilota lanciato nel 2019), a oltre il 90% di smart worker in modalità 5 giorni su 5. Il progetto originale prevedeva l’estensione della flessibilità lavorativa a tutti i collaboratori, esclusa l’area produttiva, una volta alla settimana a partire da aprile 2020, ma poi la storia ha modificato la pianificazione iniziale. I dipendenti di FAAC erano già tecnicamente pronti ma, culturalmente, lo erano parzialmente, data la repentinità e intensità del cambiamento. Così l’azienda ha gestito il possibile disorientamento già a marzo, con un progetto di ascolto denominato “Teams Connect”, ideato e gestito dal team HR di FAAC, in particolare Cristina Eterno e Tommaso Francini. «Il combinato dei due, l’Enterprise Communication a regime da tempo, e lo Smart Working 2019/2020, ha prodotto il nuovo Digital Workplace di FAAC, che vede da sempre una forte collaborazione tra HR e IT, in un ascolto attivo del business e delle persone», spiega Luca Bauckneht, Direttore Risorse Umane di FAAC, che oggi conta 3.300 dipendenti e 600 milioni di euro di fatturato, a seguito dell’acquisizione nell’anno di alcuni asset della svedese Assa Abloy.

Luca Bauckneht

Direttore Risorse Umane, FAAC

Il Digital Journey inizia con l’Enterprise Communication…e un lavoro di squadra

Nel 2018 FAAC adotta, a seguito di una gara basata su requisiti di tecnologia, usability, sicurezza e pricing, la piattaforma Cisco di Enterprise Communication, che parte con dei piloti ed entra a pieno regime nel 2019, con oltre 1.800 utenze attive nel mondo. Il progetto di Change Management viene gestito con il coinvolgimento di alcune figure chiave delle diverse funzioni aziendali, i cosiddetti “evangelist” che aiutano la diffusione della piattaforma. Per la sua adozione vengono organizzate iniziative di comunicazione, formazione a cascata e una linea diretta per risolvere problemi di utilizzo. «La parte più complessa, come sempre, è stata quella di abituare gli utenti a “dismettere” le vecchie strumentazioni, in particolare nella comunicazione verso l’esterno, ma con un mix di formazione, “moral suasion” e “forzature”, l’adozione è stata rapida e nel rispetto dei tempi. È stato un lavoro di squadra, che ha coinvolto i Sistemi Informativi, l’IT, l’HR e l’Ufficio Acquisti», racconta Luca Bauckneht.

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Le fasi dello Smart Working in FAAC

Nel 2019, con una introduzione scrupolosa per le diverse implicazioni legali, sindacali e di profondo Change Management che comporta, parte anche la sperimentazione del Lavoro Agile (D. 81/17), che coinvolge poco più del 30% degli impiegati. «Disporre già della piattaforma di Enterprise Communication è stata una condizione indispensabile per la gestione degli smart worker, che erano già abituati a lavorare e a collaborare in modo digitale», precisa Bauckneht. Nel pilota 2019 manager e collaboratori vengono formati sul “senso ” dello Smart Working (delega e responsabilizzazione soprattutto), mentre nella conversione d’urgenza di questa primavera l’attenzione cade soprattutto su gestione e comunicazione a distanza. «Il training nei primi mesi del 2020 è stato di tipo evolutivo, non solo instructional. Indirizzato a tutti i people manager dell’azienda, si è sviluppato lungo tre direttrici: utilizzo avanzato di Webex; caratteristiche e problematiche della comunicazione e della gestione a distanza, con focus sulle soft skill; infine, strumentazioni avanzate di collaboration e facilitazione online, come Mural e Miro, per continuare ad applicare, tra le altre, le metodologie di lavoro Lean in modalità digitale», aggiunge il direttore HR.

Al fianco dei dipendenti in Smart Working durante il primo lockdown

Nonostante il digital journey fosse già avviato in FAAC, era indispensabile capire come i dipendenti stessero vivendo, sia dal punto di vista professionale che personale, la complessa fase del lockdown. Così, per far sentire la propria vicinanza, il team HR organizza tra marzo e aprile una serie di interviste strutturate one to one. Oltre 250 persone vengono coinvolte per un totale di 128 ore di interviste su Webex. In più, grazie ad alcune strumentazioni avanzate, vengono aggregati i dati su base anonima per alimentare, attraverso analisi statistica delle inferenze e analisi semantica del sentiment, progetti di evoluzione dello Smart Working e delle iniziative HR. «Il riscontro è stato superiore alle nostre aspettative, sia da parte dei colleghi che hanno apprezzato il senso di comunità e di appartenenza, sia da parte del top management con cui abbiamo condiviso i risultati e stimolato la riflessione su quello che abbiamo chiamato “Smart Working 2.0”, riflessione che, tra le altre cose, ha portato a importanti modifiche all’iniziale regolamento», racconta il direttore.

La situazione nel New Normal

Da agosto FAAC è in regime ibrido tra lavoro in presenza e a distanza, in base ai decreti governativi dei diversi Paesi. In Italia, superato il periodo emergenziale, il lavoro da remoto è stato modulato su due giorni a settimana e prevede una maggiore flessibilità gestionale per i collaboratori. L’azienda ha tenuto conto delle risposte, a volte contro-intuitive, degli intervistati: «Manager che nel 2019 erano scettici sullo Smart Working sono diventati i principali araldi dello stesso. Altri invece, che erano grandissimi sponsor nella fase di pilota, nel post quarantena hanno stimolato la riflessione sulla corretta proporzione tra remoto e presenza, per non perdere alcuni elementi di valore del lavoro tra colleghi in ufficio», conclude Bauckneht.

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