Ottimizzare gli spazi lavorativi, dal distanziamento allo smart working

Modern workplace

Dal distanziamento sanitario allo smart working: come ottimizzare la gestione degli spazi lavorativi

La revisione del paradigma di lavoro obbliga le aziende a ottimizzare la gestione dei propri spazi, adeguandoli a un modello agile e flessibile. La corretta abilitazione tecnologica è fondamentale: i dipendenti devono poter comunicare, collaborare, ma anche prenotare e usufruire in modo smart di spazi e servizi

04 Giu 2021

Emanuele Villa

Secondo le rilevazioni più recenti dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, solo 1 azienda su 10 tornerà a lavorare come prima al termine della pandemia. Nulla di cui stupirsi: l’adozione forzata del remote working ha prima assicurato la continuità del business, poi spinto le aziende a riflettere sui reali benefici del passaggio da telelavoro a Smart Working. I risultati sono sintetizzati dal Politecnico: una grande azienda su due (51%) ha intenzione di intervenire sugli spazi fisici, mentre il 38% non effettuerà riprogettazioni, ma comunque ne modificherà le modalità d’uso.

La trasformazione in atto è profonda. L’idea stessa di ambiente di lavoro sta subendo una rivoluzione concettuale molto forte: prima era la scrivania, sempre la stessa e con la sua dotazione, oggi è un desk che può cambiare ogni giorno, ma anche una piattaforma virtuale nella quale porre in essere processi collaborativi, un coworking, una meeting room, una biblioteca. E quindi le aziende, che hanno avuto tutto il new normal (peraltro non ancora concluso) per passare da un semplice telelavoro a un modello agile, si interrogano sul significato e su come gestire un’esperienza di lavoro sempre più ibrida.

Ottimizzare gli spazi lavorativi per assecondare l’agile working

Di fatto, l’occupazione degli ambienti aziendali è fisiologicamente in calo. Alcune realtà interpretano la cosa come un’importante opportunità di saving su spazi e servizi di facility, altre vi sommano la possibilità di creare un workplace moderno, in linea con la normativa in essere (distanziamenti, sanificazioni, autocertificazioni…), ma soprattutto pronto per il futuro. Ottimizzare la gestione degli spazi lavorativi significa proprio questo: creare un ambiente moderno che sia in grado di supportare e assecondare un modello di lavoro sempre più svincolato dalla postazione fissa e dall’orario, nonché dall’anacronistico controllo di presenza.

Se la teoria è logica e lineare, ripensare agli uffici nel new normal in pratica può essere complesso. Bisogna agire su fattori culturali, organizzativi, sul modello di leadership, passare da un concetto quantitativo di lavoro (ore) a uno qualitativo, e poi farsi assistere da una corretta abilitazione tecnologica, che spazia dalle soluzioni di UCC (Unified Communications & Collaboration) a piattaforme di gestione smart del workplace nel rispetto della normativa vigente.

Tante soluzioni (e qualche resistenza) nel cammino verso un workplace moderno

In questo mercato, nell’ultimo anno c’è stata una vera esplosione di soluzioni dedicate alla gestione degli spazi lavorativi, applicazioni che puntano a soddisfare sia le esigenze di una workforce sempre più diffusa, sia quelle dell’azienda, che richiede un incremento di produttività ed efficienza.

Tra le imprese italiane che hanno iniziato a ragionare sull’evoluzione del workplace in ottica agile ben prima della pandemia c’è TopNetwork, azienda che – tra le svariate attività a supporto della digital transformation delle aziende italiane – propone una soluzione di gestione smart dell’ambiente lavorativo: l’applicazione TnWorkspace. Simone Roselli, Account Manager dell’azienda, ci conferma non solo quanto il processo di trasformazione sia forte sul mercato, ma anche le difficoltà che le imprese stanno incontrando: «Come ogni percorso rivoluzionario, bisogna procedere nei tempi e con le modalità corrette. La trasformazione è in atto e la rileviamo ogni giorno, ma certamente si scontra con la necessità di rimodulare alcuni processi operativi aziendali collaudati. Personalmente, ritengo che le aziende debbano mettere al centro i propri collaboratori e lavorare per permettere un bilanciamento tra attività produttive e personali, il cosiddetto work-life balance. Le aziende che trovano la formula giusta sono quelle che creano engagement, trattengono i talenti e riescono a diventare realmente agili».

Simone Roselli

Account Manager di TopNetwork

Gestire gli spazi lavorativi in era di pandemia con l’automazione

Il concetto di soluzione tecnologica al servizio dei nuovi spazi lavorativi si intreccia con tutte le tematiche normative e di attualità circa il distanziamento sociale, i divieti di assembramento, le sanificazioni e la necessità di porre in essere tutte le misure possibili per garantire un ambiente di lavoro sano e produttivo.

Lasciato per il momento da parte il discorso del contact tracing, che porta con sé importanti questioni di riservatezza, la tecnologia può essere fortemente d’aiuto in questo percorso. Il segreto è l’automazione: «Quando la tecnologia conduce all’automazione di tante attività quotidiane, rende le pratiche adeguate ai tempi attuali e alla situazione che stiamo vivendo. Pensiamo alla prenotazione delle sale riunioni e delle postazioni di lavoro, con contestuale sincronizzazione della propria agenda: questo non solo rende agile l’azienda e connessa la workforce, ma è anche un modo per evitare assembramenti, per pianificare le sanificazioni, per favorire l’organizzazione e il rispetto delle regole».

Si tratta di un concetto importante di valore per tutte le aziende che stanno gestendo la trasformazione dei propri ambienti: lo si può applicare alla prenotazione delle sale, ma anche all’automazione degli accessi in azienda, alla dematerializzazione della modulistica in ingresso, all’uso di servizi come i desk, le meeting room, ma anche il servizio mensa, i parcheggi e via dicendo. Automatizzando si ottiene, allo stesso tempo, efficienza e conformità alle norme.

Le tecnologie che abilitano il nuovo workplace: IoT e AI sul podio

Per quanto concerne le tecnologie abilitanti, i nuovi workspace diventano sempre più senzienti grazie all’IoT. Sensori, dispositivi di vario genere, sistemi di automazione coordinati con dispositivi mobile delle persone creano un luogo ‘vivo’, che produce un’infinità di dati la cui analisi permette di creare un ambiente personalizzato e sempre più coinvolgente per i dipendenti, generando grande valore reale per l’azienda.

La soluzione TnWorkspace abilita la prenotazione di sale, desk, servizi e tecnologie condivise. Roselli ne sottolinea la possibilità di svariate personalizzazioni, oltre che la semplicità di configurazione e utilizzo. Il prodotto è disponibile on-premise o come servizio Cloud, ha un’architettura scalabile, è un’app per iOS e Android e ha un plug-in per la sincronizzazione nativa con Outlook. La soluzione si integra con sensori, sistemi di videoconferenza e touch panel da posizionare in prossimità delle sale da gestire, oltre a poter governare configurazioni complesse con più sedi. «I dati raccolti sono effettivamente tanti – spiega Roselli – e comprendono tempi, trend di utilizzo di uno spazio e la durata temporale dell’utilizzo. Una soluzione di room-booking come la nostra, per esempio, mette in campo diversi device e quindi c’è bisogno di una piattaforma IoT che possa dialogare con tutti, interagire con essi e raccogliere dati in sicurezza. Un’altra tecnologia su cui si punta molto è l’Intelligenza Artificiale, da implementare per la gestione ‘predittiva’ degli spazi, ma anche per molti altri scopi: si pensi all’impiego della Computer Vision, che permette la classificazione degli oggetti e può risultare fondamentale per la gestione ottimizzata degli spazi, sia a livello organizzativo che di sicurezza».

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Emanuele Villa

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