Anywhere office

Collaborazione a distanza, le nuove soluzioni tecnologiche che cambiano lo scenario del lavoro

Con il diffondersi del lavoro in team e dello Smart Working, le organizzazioni si trovano sempre più a dover affronatre e gestire il tema della collaborazione a distanza, per mettere i singoli individui nelle condizioni di interagire con i colleghi. Intranet, social business, suite di produttività, mobile app aziendali: ecco le tecnologie che permettono alle persone di lavorare insieme, a prescindere dal luogo in cui ci si trovi

28 Mag 2020

Massimo Palermo

Country Manager, Avaya Italia

Oggi più che mai, con l’emergenza da Coronavirus, appare evidente come la nostra sia l’era dell’”anywhere office” e della collaborazione a distanza. Un’epoca in cui abbiamo a disposizione sistemi e app indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni, e per assicurare il supporto digitale, facile ed immediato alla tracciabilità degli obiettivi misurabili e dei risultati del lavoro agile.

Queste tecnologie per la collaborazione e per l’apprendimento a distanza non possono rimanere solo lo strumento per fronteggiare l’emergenza ma devono tradursi in un’opportunità strategica di cambiamento per le aziende. Nell’attuale contesto di mercato, nel mondo iperconnesso e globalizzato, la valutazione dei benefici nell’adozione dello Smart Working e delle tecnologie digitali dovrebbe far parte della strategia di qualsiasi organizzazione che voglia aumentare flessibilità, resilienza e soprattutto vantaggio competitivo.

Più in generale, oltre all’elemento contingente ma forse determinante dell’emergenza sanitaria, i fattori tecnologici che stanno determinando questa rivoluzione del lavoro sono tra loro strettamente connessi, esaminiamoli in dettaglio.

L’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio ed in piena sicurezza a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni. I social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise, favorendo una user experience non paragonabile alle modalità di comunicazione offerte, per esempio, dalla mail tradizionale. L’approccio multi-device ed omni-canale che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo, e da qualsiasi canale di comunicazione (voce, testo, chat…), collaborando sia face to face che in virtuale, in real time e con un’esperienza d’uso disegnata privilegiando l’approccio “one tap to anything”. Sincronizzazione, semplicità e velocità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di Smart Working. Infine, è fondamentale integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate con i processi aziendali e quindi rendere l’accesso agli strumenti il più intuitivo e pratico possibile, per esempio, utilizzando la mobile app aziendale come punto di accesso convergente, fornendo alle persone un ingresso alle piattaforme indipendente dal device (laptop, smartphone o tablet che sia) e progettando una user experience semplificata, omogenea e coerente.

Occorre però sempre tener presente che la tecnologia può accelerare il cambiamento nelle aziende, ma sono le persone i veri protagonisti dell’evoluzione. La Digital Transformation può quindi essere una grande opportunità per rimettere al centro delle imprese le persone e valorizzarle, in quanto asset fondamentale.

Il ruolo della collaborazione a distanza

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Avaya ha recepito da tempo le istanze di coinvolgimento e di abilitazione di nuove modalità di lavoro e di collaborazione e ha infatti centrato la propria strategia proprio sull’engagement dei dipendenti, oltre a quello dei clienti. La piattaforma di Unified Communications and Collaboration di Avaya permette alle aziende di “ingaggiare” in modo più efficace i propri dipendenti – garantendo di raggiungere sempre e velocemente le persone giuste -rendendo più produttivo il lavoro in team e offrendo le soluzioni più appropriate per lo Smart Working.

Disegnare una “Employee Experience” piacevole e positiva è la chiave per rendere la tecnologia il principale acceleratore dei progetti di Lavoro Agile. Ė importante inoltre iniziare a ragionare in termini di continuità di esperienze tra il back office e il front office: la cosiddetta azienda senza confini sta diventando realtà oggi. Per ottenere questo obiettivo è indispensabile semplificare e “rendere intelligente” e omogenea l’esperienza d’uso su più canali, catturare e organizzare le informazioni in real time e proporre ai dipendenti solo ciò che è importante e rilevante. Non da ultimo i processi di business devono essere semplificati ed automatizzati, in linea con l’approccio appena descritto.

Avaya – per esempio – ha introdotto di recente Avaya Spaces, un’applicazione cloud per le riunioni e la collaborazione in team, ma anche per l’apprendimento a distanza che integra voce, video, attività, condivisione di contenuti e altro ancora in un’unica applicazione accessibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo. All’indomani della crisi Coronavirus, Avaya ha fornito Avaya Spaces gratuitamente a disposizione di scuole e università italiane affinché docenti e studenti possano, scaricando la relativa app da Apple Store e Google Play, iniziare a interagire e collaborare.

Avaya si pone l’obiettivo – ambizioso ma realistico – di diventare l’abilitatore di nuovi e più estesi progetti di “lavoro agile” collaborando con aziende private e amministrazioni pubbliche. In particolare, con Regione Liguria, dove lo smart working e le UCC sono una dimensione sempre più strategica per garantire la resilienza ai dipendenti di continuare a fornire servizi ai cittadini anche in situazioni di emergenza sanitaria e non solo dal crollo del ponte Morandi al Covid-19 (lo abbiamo raccontato qui) e con ALI, Autonomie locali Italiane, che, grazie all’app in cloud Avaya Spaces, mette a disposizione dei propri associati un nuovo servizio utile a semplificare l’attività e il coordinamento degli organi collegiali, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro.

In conclusione, la collaborazione oggi più che mai costituisce il cuore dell’impresa: in questo caso prevale il lavoro in team rispetto a quello dei singoli individui, potendo lavorare da ogni luogo e in qualunque momento. Abbiamo comunque bisogno di ritrovare un nuovo spazio di collaborazione intorno a noi. Se la tecnologia è un supporto indispensabile, il cambiamento deve partire necessariamente dal tempestivo ripensamento delle organizzazioni verso nuove modalità di lavoro e di collaborazione all’interno degli eco-sistemi aziendali estesi, come pure all’interno delle istituzioni pubbliche.

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