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Smart Working

BNL trasforma il modo di lavorare con “Smart Bank”: postazioni condivise e flessibilità

Empowerment dei dipendenti e un migliore worklife balance sono i punti cardine del progetto. Nei primi 6 mesi 200 persone hanno testato il nuovo layout degli spazi in sede, e oltre 360 “flexible worker” hanno sfruttato la possibilità di lavorare un giorno alla settimana fuori ufficio. Lo racconta il Direttore Immobiliare Antonio Marino

20 Giu 2016

Paola Capoferro Ronchetta

Antonio Marino, Direttore Immobiliare di BNLBNL Gruppo BNP Paribas, fedele al suo pay off“ la banca per un mondo che cambia”, da sempre pone al centro della strategia aziendale la capacità di allinearsi con un contesto economico e lavorativo che è in continua trasformazione, soprattutto con il diffondersi del digitale.

Per uno dei principali gruppi bancari italiani –che conta oltre 13mila collaboratori, 2,5 milioni di clienti privati, 130mila tra piccole imprese e professionisti e oltre 33mila tra aziende ed enti– la Digital Transformation rappresenta un vero e proprio cambiamento culturale, che si declina secondo tre dimensioni: nuovi modi di “vivere” gli spazi, flessibilità e fiducia.

Un nuovo layout per il benessere delle persone

A tutto questo risponde il progetto “SmartBank”, il programma di Smart Working della Banca, nato da una convergenza di spinte provenienti da una parte dalla Direzione Immobiliare che, per realizzare la nuova sede della Direzione Generale di Roma, ha avviato analisi e studi su quali fossero i nuovi orientamenti in materia di spazi di lavoro e come il nuovo layout potesse impattare sul benessere delle persone e sul loro lavoro,oltre che sull’efficienza aziendale. L’altra spinta è arrivata dalla Direzione HR che puntava a trovare un modello per ottenere empowerment e migliorare il worklife balance dei dipendenti quest’ultimo un tema di particolare importanza da un punto di vista di welfare aziendale soprattutto alla luce delle continue trasformazioni della società, degli stili di vita e delle necessità familiari.

«Con Smart Bank sono state introdotte nuove e diverse modalità di lavoro basate sulla flessibilitàe sulla sempre maggiore responsabilizzazione delle persone nel raggiungimento degli obiettivi di lavoro», racconta il Direttore Immobiliare di BNL, Antonio Marino. «Grazie alle due iniziative che declinano il progetto, Flexible Working e Smart Spaces, oggi riusciamo a garantire la flessibilità secondo tre assi. Innanzitutto c’è il luogo in cui si svolgono le attività: da noi i dipendenti hanno la possibilità di lavorare un giorno a settimana fuori dall’ufficio. Poi ci sono la tipologia di spazio che si occupa quando ci si trova in sede, e il tempo. Infine, con particolare riferimento ai nostri nuovi format di agenzie, gli spazi che si scelgono di volta in volta quando si interagisce con il cliente in funzione delle sue esigenze».

Da un lato quindi con il Flexible Working l’attività lavorativa può essere svolta in una sede diversa da quella abituale per un giorno a settimana, e ai dipendenti è richiesta solo la disponibilità di una connettività adeguata e il rispetto delle policy di sicurezza e riservatezza della banca. Dall’altro lo Smart Spaces riguarda sia gli spazi fisici delle nuove sedi sia quelli su cui, da qui in avanti, si interverrà con progetti basati innanzitutto su logiche di differenziazione degli ambienti e di share desk. In particolare le variabili progettuali considerate sono: diversificazione e flessibilità delle tipologie di spazi per rispondere a esigenze di collaboration, communication, concentration, contemplation; tecnologia per supportare la mobilità negli spazi e all’esterno (wi-fi diffuso, smart printing,virtual room); acustica e building automation per regolare illuminazione e temperatura in funzione del numero di persone presenti.

Tre direzioni coinvolte: Immobiliare, Risorse Umane e IT

Sin dalle battute iniziali, il progetto – gestito da tre manager, uno per ciascuna delle direzioni coinvolte (Immobiliare, Risorse Umane e IT) – è stato sviluppato facendo leva su quattro elementi tutti ugualmente abilitanti: gli spazi, la tecnologia, l’evoluzione degli stili di management e i comportamenti delle persone. «Per quanto riguardala trasformazione degli spazi di lavoro abbiamo cercato di tutelare contemporaneamente le persone e l’azienda. Per questo abbiamo pensato a disegnare il nuovo layout in modo che potesse rispondere alle molteplici esigenze dei dipendenti garantendo comunque l’efficienza e l’adeguatezza ai cambiamenti organizzativi. Parallelamente con il percorso di change management abbiamo cercato di accompagnare l’evoluzione degli stili di management e abbiamo supportato le persone nel processo di cambiamento degli spazi fisici,delle dotazioni tecnologiche e, più in generale, del modo di lavorare per obiettivi con una maggiore responsabilizzazione e focalizzazione sui risultati. Infatti, con le nuove dotazioni IT HardWork è possibile lavorare in mobilità e sfruttare al meglio gli spazi messi a disposizione grazie all’utilizzo di pc portatili, rete vpn, cellulari aziendali e wifi. Inoltre i software di instant messaging, videoconference e condivisione dei documenti consentono di collaborare virtualmente in modo molto più immediato e naturale».

La fase pilota del progetto Smart Spaces, che ha coinvolto oltre 200 persone, è stata avviata inconcomitanza con il completamento degli spazi disperimentazione – che, ubicati nella sede storica della banca in via Aldobrandeschi a Roma, riproducono esattamente gli uffici della nuova DirezioneGenerale di Roma in fase di ultimazione – e ha previsto l’adozione della logica “share desk”.

Durante la fase di assessment del progetto Flexible Working sono stati organizzati dei workshop di “Visioning & Induction” a cui hanno partecipato i responsabili delle strutture coinvolte nella sperimentazione. «Questo è stato uno passaggio fondamentale per presentare nel dettaglio lo Smart Working, descrivere le finalità del progetto Smart Bank in BNL, valutare insieme agli stessi responsabili l’eleggibilità delle loro strutture sulla base delle attività svolte dai propri collaboratori, di eventuali vincoli normativi, di processo o tecnologici che ne impedissero l’applicabilità. Questa fase, inoltre, ha rappresentato un primo passo in termini di change management».

Le persone delle strutture coinvolte nella prima sperimentazione sono state invitate a candidarsi tramite la Intranet aziendale. La candidatura volontaria è stata poi valutata dai responsabili delle strutture di riferimento tenendo conto delle attività svolte dalla singola risorsa e delle relazioni con gli altri membri del team, del grado di autonomia della persona e degli eventuali vincoli tecnologici.

I risultati del progetto pilota

«Complessivamente sono stati circa 800 i dipendenti coinvolti nel primo pilota, che ha potuto contare anche sul supporto P4I-Partners4Innovation la società del Gruppo Digital360 che offre servizi di Advisory e Coaching, promuovendo la Trasformazione Digitale e l’Innovazione Imprenditoriale. Dopo sei mesi di sperimentazione, sulla base dei risultati positivi ottenuti da un’indagine condotta sul primo campione – alla fine in totale i “flexible workers” sono stati più di 365 per un totale di 4.200 giornate usufruite – è stata avviata una seconda fase di sperimentazione che ha previsto il coinvolgimento di circa altri 1000 dipendenti».

La survey, inviata a tutti i dipendenti (collaboratori e manager) coinvolti nella sperimentazione,ha restituito dei risultati interessanti in termini di coinvolgimento ed entusiasmo con cui l’iniziativa è stata accolta: chi ha fruito delle giornate di Flexible Working ha, infatti, valutato positivamente i vantaggi relativi alla gestione flessibile dell’orario di lavoro, al risparmio dei tempi di commuting,all’aumento della produttività legata principalmente alle attività di concentrazione e creatività. In particolare i manager hanno riscontrato un miglioramento del clima e dell’engagement. Infine chi non ha ancora aderito al progetto ha dichiarato che intende partecipare alla seconda fase.

«Il nostro obiettivo per il futuro è stimolare tutte le società del Gruppo BNP Paribas affinché quello italiano possa rappresentare il primo progetto di Smart Working “di Gruppo”. Per questo il modello di Flexible Working sarà esteso alle direzioni territoriali e saranno definiti nuovi Hub da cui le persone potranno lavorare. Inoltre, coerentemente con la nuova concezione degli spazi,è stato definito un nuovo modello di agenzia, che presto sarà adottato, basato su un’articolazione degli ambienti che soddisfi le esigenze del cliente(accoglienza, richiesta informazioni standard o consulenza)», conclude il manager.

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