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Business Case

The Swatch Group Italia

Dematerializzazione dei documenti, accesso a sistemi web fuori dall’ufficio e responsabilizzazione delle funzioni per innovare la gestione delle Risorse Umane

19 Set 2011

The Swatch Group Ltd ha sede a Biel/Bienne (Svizzera). E’ il più grande Gruppo orologiero al mondo, attivo sia nella fabbricazione di orologi finiti sia nella produzione di movimenti e componenti, produce anche gioielli. Vanta un portfolio di 19 marchi che coprono tutti i segmenti di mercato dalla categoria lusso e prestigio al segmento base fra i quali Breguet, Omega, Longines, Tissot e Swatch. Conta un fatturato lordo di 6 440 milioni di CHF e più di 24.000 dipendenti nel mondo.

A partire dal 2008 la filiale italiana di Swatch Group ha intrapreso un progetto di innovazione dei processi di amministrazione del personale focalizzato sulla de-materializzazione dei documenti, sull’accesso ai sistemi web anche fuori dall’ufficio e sulla responsabilizzazione delle varie funzioni, con particolare focus sul middle managment, nei processi decisionali e gestionali delle risorse umane. Grazie alla collaborazione con ADP Byte sono stati realizzati 3 progetti relativi al Time Management, al Travel Management e all’elaborazione dei Budget.

Il progetto Time Management (2008) è stato fortemente voluto dalla direzione Retail con l’obiettivo di ridurre il tempo speso dagli store managers per la quadratura dei dati di presenza, semplificando la gestione della turnistica degli staff, migliorando la sincronia tra il sistema presenze e le timbrature effettuate e realizzando una maggiore integrazione del flusso di dati con il sistema di Payroll. Per rispondere a queste esigenze è stato introdotto un applicativo web e sono stati predisposti terminali e badge per la raccolta dei dati di presenza in ciascuno store. Inoltre sono stati definiti dei codici turni semplificati che permetto di tracciare la presenza effettiva della persona riducendo gli errori di rilevazione.

Il progetto Travel Management (2009) è stato richiesto dal dipartimento Accounting/Finance per supportare la gestione del processo di contabilizzazione delle note spese e il passaggio dei dati all’interno del sistema di Payroll in modo totalmente automatizzato. È stato adottato un applicativo web, accessibile anche al di fuori dell’azienda, che consente di generare la nota spesa per ciascun dipendente che compie missioni in trasferta in base alle policy aziendali di massimali di spesa e alle causali per le quali si è effettuato un viaggio di lavoro. Una volta compilata la nota spese, il sistema invia in tempo reale una mail al diretto superiore per il controllo e l’approvazione. Successivamente, il dato economico viene inviato automaticamente al processo Payroll che lo inserisce nel cedolino paga senza alcun intervento da parte dell’operatore e alla contabilità per le relative scritture contabili.

Il progetto Budget on web nasce, invece, dall’esigenza di migliorare il workflow di elaborazione del budget, rendendolo disponibile a più soggetti all’interno dell’azienda. The Swatch Group (Italia) S.p.A. implementerà entro giugno del 2011 un applicativo web che oltre alle classiche funzionalità di elaborazione del budget, forecast e dei report utili al controllo di gestione e per l’HQ in Svizzera, creerà in automatico una serie di analisi volte a confrontare i pacchetti salariali presenti in azienda con il mercato. Questi dati verranno resi disponibili a ciascun capo di dipartimento, in modo che possa partecipare alla proposta di budget secondo parametri e limiti reimpostati.

Conclusa questa prima fase, la Direzione HR dovrà validare o correggere i dati in modo che possano essere inviati in automatico al sistema di Payroll per le revisione dei pacchetti salariali. Questo sistema renderà i capi dipartimento partecipi, protagonisti e consapevoli nella fase propositiva e di preparazione del budget. Una certa resistenza da parte di alcune figure professionali poco propense all’utilizzo dei sistemi IT è stata superata con sessioni di formazione sull’utilizzo dei nuovi sistemi in modo da favorire il cambiamento culturale e organizzativo.

L’introduzione in azienda di questi sistemi ha consentito di liberare risorse dei singoli dipartimenti da impiegare in attività a valore aggiunto, di ridurre gli errori connessi alle attività manuali e di rendere disponibili una maggiore quantità di dati. Le competenze organizzative dei singoli dipendenti sono notevolmente migliorate grazie alla responsabilizzazione delle varie funzioni nei processi decisionali e gestionali delle risorse umane.

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