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Extended enterprise

Social Collaboration in azienda: come rendere il lavoro dei team semplice, veloce e sicuro

Cosa sono, a cosa servono e quali sono i vantaggi degli strumenti di collaborazione aziendale di nuova generazione: i nuovi software in Cloud offrono l’esperienza dei social, mettono le persone al centro, realizzano la extended enterprise e rendono semplice lavorare collaborando a distanza. Servono anche per adeguarsi al GDPR e non mettere a rischio dati sensibili

15 Feb 2018

Domenico Aliperto

Smart working, telelavoro, work life balance e social collaboration sono diventate parole chiave nell’attuale panorama professionale, e sono sempre più fondamentali all’atto pratico nel momento in cui un’organizzazione cerca e valorizza i talenti. Finalmente le imprese, dalle grandi multinazionali alle PMI, sembrano aver compreso che in questo senso andare incontro al benessere dei propri collaboratori non è solo una questione di benefit o di responsabilità sociale: è una conditio sine qua non perché il business raggiunga nel modo migliore i risultati prefissati. Senza contare i vantaggi ottenibili sul piano dell’efficienza e della gestione dei costi. Sono infatti i modelli organizzativi flessibili quelli su cui si può realizzare la cosiddetta extended enterprise e applicare strumenti di social collaboration, che oramai, a cavallo di internazionalizzazione e task che non possono essere relegati a specifici ambiti geografici o limitati all’ufficio tradizionale, non è più un’opzione.

Extended enterprise significa mettere i collaboratori al centro di una organizzazione flessibile, agevolare lo svolgimento del lavoro ovunque (smart working) garantendo al tempo stesso usabilità e soprattutto sicurezza: significa condivisione dei documenti, strumenti di collaborazione, accesso ai sistemi centrali, nuove architetture e applicazioni, il tutto coordinato attraverso nuovi modelli organizzativi.

Cos’è la Social Collaboration e come agevola il lavoro

Gli strumenti che, anche grazie all’intelligenza artificiale, riescono a coniugare tutti questi aspetti e a cui le aziende stanno delegando sempre più il compito di trasformare l’aspirazione dello smart working in una realtà consolidata sono le piattaforme di Social Collaboration. Che cosa sono? Mutuando l’esperienza intuitiva e coinvolgente dei social media, questi tool sono in grado di adattarsi ai nuovi, mutevoli, fluttuanti perimetri dell’organizzazione, raggiungendo – tramite i mobile device e le mobile app – i collaboratori virtualmente ovunque, mettendoli in relazione in funzione dei progetti da sviluppare e dei ruoli ricoperti, offrendo loro la possibilità di essere continuamente al centro della vita aziendale, che ruota intorno alle attività intersecandosi con il tempo e l’impegno dedicati alla vita privata. Le tecnologie collaborative di ultima generazione sono infatti sinonimo di efficienza e qualità nello scambio delle informazioni: la parola d’ordine è engagement, coinvolgimento, e porta con sé un aspetto ludico che rivoluziona il modo di lavorare con i colleghi fuori e dentro l’ufficio, estendendo sul piano professionale le modalità con cui si interagisce su Facebook e Whatsapp, migliorando prestazioni e sicurezza delle condivisioni e del team messaging. «È  un tema caldo, e continuerà a esserlo», conferma in un’intervista a ComputerWorld Wayne Kurtzman, Research Director di IDC, «in quanto le piattaforme di Social Collaboration incarnano il concetto stesso di digital disruption: sono alimentate dalle persone, usano nuove metriche comportamentali e hanno ricadute positive sui KPI aziendali».

I vantaggi e il ROI dell’adozione di piattaforme di Social Collaboration: alcuni esempi

Non si tratta solo di slogan: in un rapporto sull’impatto dell’adozione degli strumenti di Social Collaboration (lo studio risale al 2015), Forrester ha dichiarato che questi tool possono aiutare le aziende a diminuire i tempi di chiusura dei contratti (addirittura l’indagine parla di oltre nove milioni di deal perfezionati in tre anni), accorciare i processi di vendita del 13%, migliorare la customer experience risolvendo eventuali problemi più velocemente (+10%), aumentare la rapidità di diffusione delle informazioni, con ricadute sulla produttività pari al +14%. In una parola, secondo Forrester, il ROI rispetto a questo tipo di investimenti può essere superiore al 500%, e parliamo di dati che risalgono a circa due anni fa, quando la Social Collaboration e il social networking in azienda avevano da poco preso le mosse: oggi, con il potenziamento dei servizi Cloud e SaaS (Software as a Service), con una maggiore consapevolezza di utenti e organizzazioni e con strumenti ancora più raffinati, molto probabilmente queste stime andrebbero riviste al rialzo.

«Il cambiamento è in atto», spiega  Irwin Lazar, Vice President and Service Director di Nemertes Research. «Le conversazioni che intrattengo con gli IT leader mettono in evidenza che si sta cominciando a pensare in maniera proattiva a queste soluzioni, che esploderanno nel giro di un anno o due». Una prospettiva confermata dall’analisi di MarketsandMarkets (“Enterprise Collaboration Market by Component, Solution, Service, User Type, Vertical, and Region – Global Forecast to 2021”), secondo cui entro il 2021 il mercato che gravita attorno a questi servizi varrà ben 49,51 miliardi di dollari, con una crescita del 13,2% anno su anno a partire dal dato 2016, che parla di 26,68 miliardi a livello globale. I driver di questo incremento sono per l’appunto l’efficienza dei processi di business e la possibilità di mettere i diversi stakeholder in condizione di comunicare, collaborare e accedere alle informazioni a prescindere dal luogo in cui si trovano.

«Un trend che coinvolge anche molte aziende italiane, tra cui pure le PMI», commenta Daniele Vistalli CEO di FACTOR-Y, società specializzata in questo ambito. «Se nelle organizzazioni di dimensioni maggiori le Intranet sono diventate ben più di semplici punti di accesso alle news aziendali, trasformandosi in veri e propri forum dove competenze e attività di formazione vengono condivise attraverso meccanismi di gamification, le piattaforme di Social Collaboration propriamente dette stanno prendendo piede grazie agli indiscutibili vantaggi che offrono: uniformità nella user experience, sicurezza, flessibilità e misurabilità dei risultati prodotti dalle interazioni».

Costi flessibili, efficienza e personalizzazione: il team messaging si costruisce sul Cloud

Si è citato il Cloud, ed è questo senz’altro un importante pilastro dell’espansione della domanda e dell’offerta di servizi e strumenti di Social Collaboration aziendali. Le applicazioni SaaS sono infatti l’ideale per avviare una strategia di Social Collaboration al servizio dell’extended enterprise sia per la relativa semplicità di installazione e roll out del servizio, che a partire da soluzioni standard può essere customizzato e declinato in base alle specifiche esigenze dell’azienda, della linea di business e persino del tipo di utente, semplificando l’intero processo di installazione sotto il profilo architetturale, sia perché permettono alle organizzazioni di accedere a contratti basati su sottoscrizione (quindi in modalità pay per use, con costi flessibili e trasparenti) e non su licenza.

Per loro natura, inoltre, le soluzioni Cloud sono le più adatte a creare veri ambienti di extended collaboration, offrendo in altre parole flessibilità, integrazione e interoperabilità, sia quando si tratta di agganciare le piattaforme di Social Collaboration ai sistemi legacy, sia nel momento in cui si decide di espanderne funzionalità e raggio d’azione con altri prodotti (dagli ERP alle suite per la produttività, passando per CRM e analytics) oppure aggregando software e upgrade forniti da terze parti o sviluppati internamente.

Basti pensare, per esempio, alla capacità di piattaforme come IBM Connections di integrarsi con le proposizioni di Microsoft (in particolare con Office 365) e Google, sempre più impegnata sul fronte B2B. IBM non è stata citata a caso: secondo lo studio “The Aragon Research Globe for Social Software, 2017: Focus on Customer Journeys” (che ha analizzato e valutato 18 Enterprise Social Network), Big Blue ha raddoppiato gli investimenti su questo tipo di piattaforme, sia sviluppando tecnologie proprietarie e modernizzando l’infrastruttura di base, rendendola più agile, sia puntando su partnership (come quella strategica con Box, per la realizzazione di una piattaforma Cloud di Enterprise Work per lo storage e la distribuzione in tutta sicurezza di file e contenuti) e acquisizioni (come quella della tedesca XCC, con la quale è riuscita a potenziare le capacità della propria Social Intranet). IBM, che per Aragon si è conquistata la posizione più elevata nel quadrante che ospita le aziende leader e innovatrici del mercato, ha anche lanciato Watson Workspace, che come suggerisce il nome porta il document management su un altro livello, costruendo attorno ai sistemi cognitivi della celeberrima intelligenza artificiale un ambiente condiviso all’interno del quale gli utenti possono usare senza soluzione di continuità tutte le applicazioni e gli strumenti indispensabili alla giornata lavorativa.  La tecnologia cognitive pensa al resto: riepiloga le conversazioni, assegna priorità e associa il linguaggio naturale agli impegni e alle attività svolte, ricercando messaggi e file in tutte le conversazioni, scaricando e sincronizzando documenti aggiornati senza interruzioni del workflow.

La sicurezza e il GDPR: ecco perché la Social Enterprise conviene

Fin qui molto si è detto di usabilità e flessibilità, quindi sottolineando i vantaggi degli strumenti di Social Collaboration e team messaging lato utente. Ma, considerata anche l’evoluzione dei modelli organizzativi, non bisogna sottovalutare gli aspetti che rendono appetibili queste piattaforme soprattutto sotto il profilo della sicurezza e dell’accessibilità: temi che rappresentano oggi più che mai due delle sfide più importanti non solo per CTO e CIO, tradizionalmente impegnati nelle questioni più tecniche del funzionamento dell’azienda, ma anche per i responsabili HR e Marketing (basti pensare all’uso crescente delle strategie direct e all’automazione spinta) nonché per lo stesso CEO, nel momento in cui business e data protection non possono essere più considerate due missioni distinte. I dati sono innanzitutto il carburante necessario a far accelerare il business, ma la capacità di tutelarli da attacchi e incidenti informatici con adeguati strumenti di DLP (Data Loss Prevention) rappresenta un vantaggio competitivo anche rispetto all’affidabilità che un’impresa può vantare con partner, fornitori e clienti. Senza contare che l’applicazione, il prossimo 25 maggio, del GDPR (General Data Protection Regulation, il regolamento europeo che per l’appunto disciplina il trattamento delle informazioni relative ai cittadini dell’Unione), presuppone un notevole salto di qualità da questo punto di vista. L’adozione di piattaforme di Social Collaboration, in combinazione con soluzioni offerte da specialisti della strong authentication (come per esempio Okta o ancora IBM con Box), può aiutare le organizzazioni non solo a sistematizzare il flusso di file e contenuti all’interno e all’esterno dei perimetri di sicurezza, creando regole e policy a misura di utente, ma anche a gestire e controllare con efficacia l’accesso e l’utilizzo degli asset aziendali da parte di collaboratori interni ed esterni grazie a soluzioni avanzate di identity management. In questo modo è possibile da una parte unificare, semplificandola, l’esperienza di autenticazione consentendo agli utenti di essere riconosciuti in maniera univoca nel momento in cui cercano o modificano un contenuto, dall’altra stabilire requisiti di sistema precisi – anche se progressivi e dinamici – per l’autorizzazione all’accesso e all’uso dei documenti.

E tutto questo senza alcuna contraddizione in termini: perché semplicità e sicurezza sono le due facce della stessa medaglia della Social Collaboration.

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