Trend

Rilevazione virtuale presenze: un'opportunità per i dipendenti, l’ufficio HR e per l’azienda

Digitalizzare il processo di gestione delle presenze tramite smartphone, beacon e app non solo permette di risparmiare su tempi e costi, ma fornisce agli uffici HR dati aggiornati, tracciati e storicizzati sugli orari di inizio e fine delle giornate di lavoro, il che permette di valutare anche i carichi

11 Apr 2022

Stefania Mancini

Direttrice Generale di I-Tel

Digitalizzare alcuni processi aziendali HR e puntare su una rilevazione virtuale delle presenze: è così che si mettono al centro i dipendenti.

L’obiettivo è quello di cambiare le abitudini dei lavoratori, semplificando e accelerando le attività quotidiane. Due aspetti, però, devono essere tenuti a mente: i cambiamenti necessitano di un tempo di assestamento e chi ne fa parte deve essere preparato con gli strumenti giusti.

Secondo noi di I-Tel un buon punto di partenza può essere mettere il dipendente nelle condizioni di dialogare con l’ufficio delle risorse umane in modo rapido, sicuro ed efficace. La timbratura del cartellino, ad esempio, non più analogica ma virtuale, è una modalità di rilevazione presenze più innovativa e performante rispetto alla tradizionale timbratura con lettori di badge e marcatempo. Si eliminano i costi di manutenzione e di sostituzione dei dispositivi, evitando inoltre il problema di mancate obliterazioni o l’inserimento manuale di dati al pc.

Rilevazione virtuale presenze nella Pubblica Amministrazione

Nella Pubblica Amministrazione, però, non è facile gestire un grande numero di risorse umane in spazi ampi e con mezzi non sempre all’avanguardia. Per risolvere il problema, basta ricorrere alla timbratura via telefono fisso o attraverso lo smartphone (Android o iOS): il dipendente resta comodamente seduto alla propria scrivania, senza effettuare inutili spostamenti. È un sistema intelligente: riconosce il numero chiamante e identifica il dipendente. Inoltre, è inclusivo: gestisce, ad esempio, le timbrature dei non udenti o di persone con problemi di mobilità fisica.

WHITEPAPER
Ripensare il performance management. Quali nuovi approcci possibili? Scopri l’app Feedback4You!
Risorse Umane/Organizzazione
Smart working

Digitalizzare il processo di rilevazione presenze, significa anche agevolare chi lavora in servizio esterno, in sedi distaccate o in Smart Working. L’esperienza della pandemia di Covid-19 ci insegna che la postazione di lavoro non è più soltanto il classico ufficio ma cambia in base alle esigenze e, in ogni caso, l’azienda deve essere in grado di registrare la presenza dei lavoratori.

Metodi di rilevazione virtuale presenze tra i piani del PNRR

Biometria vocale, geolocalizzazione e tecnologie di beacon sono strumenti che accompagnano quell’innovazione a cui anche il PNRR punta come obiettivo da realizzare entro il 2026 per rendere il nostro Paese più moderno e competitivo.

Riconoscimento biometrico

Il riconoscimento biometrico vocale è la sintesi digitale della voce del dipendente. In pratica, uno strumento univoco per il suo riconoscimento che agisce esattamente come le impronte digitali o il rilevamento dell’iride. In pochi e semplici passi, via app, il dipendente registra il proprio codice identificativo e viene immediatamente riconosciuto dal sistema che, in tempo reale, convalida il riconoscimento e trasmette al gestionale HR l’orario di timbratura. In mobilità e in multicanalità, tutto è tracciato e storicizzato.

Geolocalizzazione

La timbratura geolocalizzata, invece, è la soluzione ideale nel caso di personale in servizio esterno o presso sedi terze o distaccate, dove la gestione delle presenze tradizionale sarebbe complessa. Ad esempio, per gli operatori domiciliari, personale della grande distribuzione organizzata, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari. Il dipendente segnala l’inizio/pausa/fine attività lavorativa direttamente via app, con rilevazione geolocalizzata della posizione (solo per il tempo della timbratura).

Si tratta, tra l’altro, di una soluzione perfettamente in linea con quanto espresso nella verifica preliminare del Garante Privacy sul trattamento di dati personali dei dipendenti, nella rilevazione presenze da app è possibile solo in presenza di adeguate garanzie. L’app non dovrà accedere ad altre informazioni personali presenti sullo smartphone e, nel pieno rispetto delle libertà individuali, l’azienda dovrà disporre modalità di rilevazione alternativa nel caso in cui il dipendente non volesse usare quella via mobile.

Beacon

Infine, quando più persone entrano ed escono da un ambiente durante l’intero arco della giornata, è difficile tenere traccia degli spostamenti. Per evitare assembramenti e lunghi controlli all’ingresso, si può ricorrere alla tecnologia dei beacon, piccoli sensori in grado di trasmettere radiosegnali a tutti i dispositivi mobili che si trovano nelle immediate vicinanze. Basati sulla tecnologia BLE (Bluetooth Low Energy), rilevano la posizione dei dispositivi mobili in ambienti chiusi (cosiddetta localizzazione indoor o di prossimità).
In particolare, permettono il trasferimento di dati con smartphone e tablet, sia Android che iOS. Per timbrare, è sufficiente avvicinarsi al beacon: l’app riconoscerà la persona tramite accesso sicuro (username e password oppure certificati ssl) e invierà subito la rilevazione al gestionale HR.

Rilevazione virtuale presenze, quali sono i vantaggi

Comunicare, con semplicità e garanzia di certezza, l’inizio-fine delle attività (senza fogli di carta “volanti”), le pause o la localizzazione, migliora l’Employee Experience e gratifica il dipendente, rendendolo parte di un’organizzazione ben strutturata.
Un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare e tracciare le ore in cui si è lavorato (compreso anche lo straordinario) e la corrispondente ripartizione nel tempo. Attraverso la rilevazione virtuale delle presenze effettuata via telefono, beacon e app, l’ufficio risorse umane è aggiornato in tempo reale sull’effettiva presenza dei dipendenti. Grazie all’integrazione con i gestionali HR già in uso, i dati sono registrati, tracciati e storicizzati; non ci sono errori, i carichi di lavoro sono ridotti, l’utilizzo di carta è eliminato e le attività di routine vengono automatizzate. La timbratura virtuale in multicanalità è una soluzione innovativa che permette di migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro, sia per l’azienda che per i dipendenti.

@RIPRODUZIONE RISERVATA

Articolo 1 di 4