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OpenText e SAP: «Digitalizzare i documenti dei dipendenti libera l’HR da un ruolo puramente amministrativo»

Oggi si conferma il ruolo centrale della funzione risorse umane, chiamata a supportare, attraverso la valorizzazione del talento, i progetti e gli obiettivi di business. Per farlo ha bisogno di strumenti che supportino l’employee journey. L’esempio dell’integrazione del modulo Extended ECM in SuccessFactors

15 Ott 2018

Redazione

Da alcuni anni stiamo assistendo a una rapida evoluzione del ruolo della funzione HR trainata dalla digitalizzazione. Come tutti i grandi cambiamenti, anche la Digital Transformation fornisce interessanti spunti e opportunità che l’HR può cogliere. Con tre esperti – Gianluca Andraghetti (Sales Manager SAP SuccessFactors Italia e Grecia), Mauro Grassi (Account Executive SAP SuccessFactors Italia) e Giovanni Micozzi (Sr. Solution Consultant Front Line Manager, OpenText Italia) – abbiamo parlato di come oggi il business stia evolvendo velocemente e come l’HR debba adeguarsi individuando e mettendo a punto gli strumenti più idonei.

«Chi si occupa oggi di Risorse Umane non gioca più un ruolo puramente amministrativo, come in passato, ma ha una funzione strategica: supportare, attraverso la valorizzazione del talento, i progetti e gli obiettivi di business», racconta Gianluca Andraghetti. «All’HR non viene più chiesto quello che è successo, ma quello che succederà in un’ottica previsionale. Cresce quindi l’importanza di strumenti nuovi, come gli Analytics, che consentono di studiare il business per capire, ad esempio, chi rientra potenzialmente tra i top performer, quali programmi attuare per ridurre il turnover e trattenere le persone, quali azioni mettere in campo per attrarre i migliori talenti. Bisogna ricordarsi che oggi non è più l’azienda a scegliere le persone, sono le persone a scegliere l’azienda».

Gianluca Andraghetti

Sales Manager SAP SuccessFactors Italia e Grecia

Andraghetti suggerisce di rimanere sempre aggiornati sulle evoluzioni delle innovazioni per non rimanere indietro. Chi, come SAP, supporta le aziende lungo il percorso di Digital Transformation deve vivere il cambiamento estendendo le logiche consumer anche all’ambito business, mantenendo il focus sulla user experience. «Le nostre sono semplici a tal punto che non è necessario un manuale per utilizzare le soluzioni che proponiamo al mercato. Non ho mai visto qualcuno consultare le istruzioni per usare lo smartphone: anche noi cerchiamo di fare la stessa cosa, ma con gli strumenti Human Capital Management (HCM)».

E sebbene con un po’ di ritardo rispetto ai paesi anglosassoni, l’Italia oggi sta recuperando terreno, anche in ambito HR, a testimoniarlo la buona penetrazione sul mercato delle soluzioni HCM. «Dobbiamo accompagnare le aziende lungo il percorso di cambiamento culturale, e per farlo mettiamo a disposizione dei clienti la nostra professionalità e le best practice. L’obiettivo è creare una community e mettere a fattor comune le esperienze delle organizzazioni o imprese simili per settore, numero di dipendenti e complessità: capire qual è stato il supporto della tecnologia e come è stata implementata aiuta ad aumentare la probabilità di successo dei nuovi progetti. Forniamo soluzioni tecnologiche, ma anche, e soprattutto, esperienza, un valore aggiunto importante per le organizzazioni che si affacciano in questo mondo», conclude Andraghetti.

Esperienza che nel caso di SAP, e della soluzione SAP SuccessFactors, è determinante nel garantire un’employee user experience di qualità. «Seguiamo con molta attenzione l’evoluzione del mercato e delle tecnologie HR per proporre ai clienti soluzioni semplici e intuitive da utilizzare: da sei anni Gartner ci posiziona nel quadrante dei leader a testimonianza del fatto che la nostra tecnologia continua a innovarsi (ed essere innovativa)», sottolinea Mauro Grassi. «Innovazione favorita anche da partnership strategiche come quella tra SAP e Google, nata con l’obiettivo di creare l’impresa intelligente e accelerare il passaggio delle aziende al Cloud: ridisegnando le interfacce con AI e machine learning puntiamo a renderle più vicine alle esigenze del dipendente».

Mauro Grassi

Account Executive SAP SuccessFactors Italia

Ci sono poi le partnership che arricchiscono l’offerta, supportando le aree e i processi non gestiti dalle soluzioni SAP. È quanto accaduto con OpenText, partner SAP da oltre vent’anni, che con l’integrazione del suo modulo Extended ECM in SAP SuccessFactors permette di centralizzare e digitalizzare la documentazione dei dipendenti, prodotta lungo tutte le fasi dell’employee journey: il recruiting, l’onboarding, la gestione dei profili dei lavoratori e delle paghe, la valutazione delle performance, la definizione del piano formativo. «Attraverso un’unica interfaccia si ha accesso diretto al fascicolo dei dipendenti, avendo a disposizione tutta la documentazione archiviata negli anni, il tutto nel rispetto della compliance normativa, declinata in base al paese di appartenenza».

Una conformità documentale che deve essere gestita in modalità dinamica, attuale e sostenibile, secondo Giovanni Micozzi di OpenText. «L’HR deve rifocalizzarsi, lasciarsi alle spalle il concetto canonico di gestione cartacea dei documenti. Ogni singolo passo compiuto da un dipendente in azienda, e anche dopo, prevede anche lo scambio e la conservazione di documenti: la gestione documentale è alla base di molti processi HR e se il flusso viene amministrato in modo opportuno e dinamico può acquistare una valenza strategica», ribadisce Micozzi. OpenText permette una gestione agile dei contenuti, senza processi disaccoppiati, con livelli di sicurezza difficilmente ottenibili senza integrazione: «È il tema del Records Management, della gestione dei documenti nel rispetto della normativa. L’integrazione del modulo OpenText Extended ECM permette di accedere all’intero patrimonio informativo del dipendente direttamente dalle applicazioni di SAP SuccessFactors: si tratta di un ambiente unico all’interno del quale viene gestita la cartella elettronica del dipendente, un’unica area dove sono conservate tutte le informazioni, a cui dipendenti, HR e manager possono accedere anche da mobile.

Giovanni Micozzi

Sr. Solution Consultant Front Line Manager, OpenText Italia

Inoltre, OpenText Extended ECM fornisce funzionalità evolute e interattive di generazione dei documenti, migliorando la comunicazione con i candidati e i dipendenti (lettere, contratti, e altro), mantenendone la storicizzazione. Sono anche disponibili strumenti di monitoraggio per la completezza del set dei documenti che devono essere forniti dai dipendenti, così come per la necessità di mantenerne versioni aggiornate. Da non sottovalutare anche il fatto che OpenText Extended ECM per SAP SuccessFactors offre la massima flessibilità con le opzioni di implementazione Cloud, On-Premise e Hybrid.

Come sottolinea Micozzi, i benefici di questa soluzione sono molteplici: «Innanzitutto, si ottimizza la gestione del tempo dell’HR, che si può dedicare ad attività più strategiche che non sia l’ordinaria amministrazione dei documenti. Inoltre, rincontriamo un miglioramento nella relazione con i dipendenti, che possono accedere al fascicolo facilmente, senza complessità, e avere così in ogni momento la propria storia a portata di mano. Infine c’è la una governance strutturata dei flussi documentali che prevede procedure conformi alle richieste anche sui contenuti, in modo unico e completo. Ai vantaggi di relazione si vanno poi ad aggiungere degli effetti misurabili anche economicamente: basti pensare ai clienti nell’ordine dei 50mila dipendenti per cui si stimano saving intorno alle 20mila ore all’anno dell’HR, risparmiate grazie ai processi ECM».

@RIPRODUZIONE RISERVATA
OpenText e SAP: «Digitalizzare i documenti dei dipendenti libera l’HR da un ruolo puramente amministrativo»

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