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How to

Le 10 regole d’oro per raggiungere il perfetto equilibrio nella work-life integration

Si tratta di norme di buonsenso, certo, ma che spesso non riusciamo a focalizzare e mettere in pratica, troppo presi dai mille impegni quotidiani. Sulla base dei suggerimenti delle donne-manager che ce l’hanno fatta (a trovare l’equilibrio perfetto tra vita privata e lavoro) abbiamo stilato questo decalogo

15 Feb 2017

Annalisa Casali

Destreggiarsi tra una vita privata felice e una carriera impegnativa non è un’impresa da poco e spesso riuscire a trovare “la quadra” appare impossibile. La giornata, scandita dalle 24 ore, è una coperta troppo corta: strattonati come siamo, quotidianamente, tra mille impegni e richieste, risulta difficile conciliare (soprattutto per le donne) la cura dei figli, della casa e del partner con la necessità di lavorare spesso ben oltre le 8 ore canoniche per raggiungere gli obiettivi della vita lavorativa. La questione della perfetta sintesi di vita professionale e privata è arrivata anche sulle scrivanie degli amministratori delegati di grandi aziende italiane, come dimostra il caso virtuoso di Banco Popolare che, in tempi non sospetti (si parla del gennaio 2015) ha addirittura creato un Ufficio Pari Opportunità e Work Life Balance, a capo del quale è stata messa Barbara Marin.

Limitare la questione alla sola metà “femminile” della popolazione lavorativa sarebbe, però, riduttivo. Lo dimostra, su tutti, il caso eclatante di Mohamed El-Erian, CEO di uno dei maggiori fondi d’investimento internazionali, PIMCO, che nel settembre 2014 ha rassegnato le dimissioni e rinunciato a uno stipendio di un centinaio di milioni di dollari l’anno dopo aver fatto una chiacchierata con la figlia (7 anni) che in una letterina gli aveva elencato i 22 momenti chiave della sua vita di bambina che il papà si era perso a causa del super lavoro. Molti di noi non hanno la possibilità economica di prendersi una pausa, un anno sabbatico magari, come è accaduto a El-Erian, tuttavia tutti noi possiamo impegnarci a trovare il giusto mix di “work” e “life”, mettendo in pratica quotidianamente piccoli “aggiustamenti” e trucchetti che ci permettano di liberare spazio impegnato da attività alle quali possiamo rinunciare in favore di quelle che per noi contano di più.

Una lista di tutte le attività (e del tempo allocato a queste attività) della settimana appena conclusa può essere un buon punto di partenza. A partire da questa lista, è possibile ricavare alcuni obiettivi “non negoziabili”. La maggior parte delle nostre attività dovrà essere focalizzata sul raggiungimento di questi obiettivi principali. La prioritizzazione, quindi, è un principio chiave, l’unico in grado di assicurare il raggiungimento del work-life balance. Spesso svolgiamo alcune attività solo per abitudine e non perché queste siano associate a un obiettivo importante della nostra vita. Affrancarsi da questi “retaggi” della vita passata (lavorativa e non) contribuirà certamente a liberare tempo e risorse da impiegare in modo più efficace.

Un’altra regola fondamentale è la scalabilità. Dopo aver identificato i primi obiettivi “non negoziabili”, gli altri dovranno essere elencati in ordine di priorità decrescente, per decidere in modo scientifico la quantità di tempo da allocare a ciascuno. Una volta concentrati tempo e sforzi sul raggiungimento delle finalità principali, si potrà passare a quelle immediatamente in coda.

Fatti salvi questi due principi, poi, è possibile applicare quotidianamente (e in automatico) alcune semplici regole di buon senso che dimostrano come il work-life balance, il perfetto equilibrio tra le due sfere della vita privata e lavorativa, sia possibile.

1. Pianificate, pianificate, pianificate

Se il vostro obiettivo è assicurarvi una vita più appagante, allora dovrete imparare a essere dei buoni “planner”. Cadenzare gli impegni, categorizzare le attività, dare un timing il più possibile attendibile e veritiero allo svolgimento dei compiti che vi viene richiesto di svolgere…
Ogni pomeriggio, poi, preparate una bella “to do list” per il giorno successivo, con la scansione degli impegni della vostra giornata lavorativa e non, così da avere un’idea realistica del numero di ore in cui sarete impegnati (e del tempo libero che vi rimane).

2. Iniziate presto e finite presto (prima lavorate, poi pensate alle e-mail)

Le ore più produttive sono quelle precedenti le 9 del mattino, quando l’ufficio non è affollato ed è possibile godere ancora dei benefici del sonno ristoratore della notte. Durante le prime ore del mattino, poi, sarebbe preferibile dedicarsi ad attività a valore aggiunto – studio di un progetto, di una presentazione, di un business plan. La prima cosa che, invece, facciamo tutti quando ci sediamo alla scrivania è controllare la casella di posta elettronica e collegarci a Facebook per vedere cosa fanno i nostri amici… Ma questo ci fa “deragliare” rispetto alla nostra agenda quotidiana e sottrae tempo (quello del primo mattino, poi, particolarmente produttivo) alle attività a più alto valore aggiunto.
Rimandate l’accesso ai social network alla pausa pranzo e la spunta delle e-mail a metà mattinata.

3. Applicate la «regola del 3»

A suggerire questa regola è Nicole Eagan, CEO dello specialista di cybersecurity Darktrace. «Le donne sono note per essere nativamente multi-tasking – spiega la manager –, ma questo alcune volte può rivelarsi controproducente. Ecco perché io consiglio di ottimizzare il proprio tempo applicando una regola molto semplice. Al vostro risveglio, alla mattina, chiedetevi quali sono le tre azioni che, durante la giornata avranno il maggior impatto sul buon esito del vostro lavoro. Concentratevi, quindi, sulle tre attività che ritenete più rilevanti e rimandate le altre al giorno successivo».

4. Fate una cosa alla volta (vietato il multi-tasking)

Esistono alcune (poche) situazioni nelle quali è possibile combinare insieme due attività – tipo camminare e telefonare al cellulare, lavorare a maglia e pensare a un nuovo progetto -. In tutti gli altri casi, però, bisogna essere focalizzati sull’attività che si sta compiendo. Il multi-tasking è fonte di disattenzione, errori e – nella maggior parte dei casi – stress, perché è impossibile fare bene due cose importanti simultaneamente.

5. Cercate di capire quel che conta davvero (e definite le vostre, personali, priorità)

La vostra giornata lavorativa (e famigliare) è scandita dalle continue richieste? Annaspate tra i mille impegni? «Non lasciatevi sopraffare, fermatevi un attimo e pensate a ciò che è veramente importante – mette in guardia l’Executive Director dell’agenzia creativa londinese Bloom, Jules Caton –. Concentratevi sulle relazioni fondamentali, siate spontanei e creativi ma imparate a delegare il superfluo». Un aiuto domestico per tenere pulita la casa, la lavanderia per garantirvi camicie impeccabili e un dog sitter per portare a spasso il vostro bassotto tutte le mattine quando siete in ufficio rappresentano una valida strategia.

6. Usate la tecnologia in modo intelligente

Strumenti software come i calendar, che ci permettono di pianificare gli impegni, spesso sono utilizzati in modo errato, per riempire anche i più piccoli spazi liberi della nostra giornata con conference call e meeting (magari virtuali), oppure semplicemente con una revisione veloce dell’ultima versione di una presentazione in PowerPoint. Tuttavia, smartphone, notebook e tablet, se ben utilizzati, possono contribuire a farvi raggiungere lo scopo di una vita professionale e privata più appagante. «E-mail e telefoni cellulari sono abilitatori, non catene che ci tengono legati all’ufficio – sostiene Jane Asscher, fondatrice e CEO dell’agenzia creative 23red -. Mi permettono, infatti, di lasciare fisicamente l’ufficio a un orario ragionevole, oppure di lavorare da casa in smart working senza sentirmi in difetto. Inoltre, posso controllare la posta elettronica mentre sono in metropolitana oppure parlare con un cliente anche durante il tragitto casa-ufficio-casa prima di rendermi irreperibile definitivamente e dedicarmi alla mia famiglia».

7.  Promuovete in azienda la cultura del “tempo libero”

È quello che ha fatto Piergiorgio Grossi, Chief Information & Digital Transformation Officer della casa motociclistica emiliana Ducati. A breve sarà attivato un progetto, battezzato Free App Time, concepito come uno spazio per promuovere eventi corali, gite e momenti di incontro amichevole tra i membri dell’organizzazione, dove ci si ritrova “liberi” dall’ansia di postare, controllare e-mail e taggare.

8. Circondatevi di persone valide (e imparate a delegare bene)  

Sottoposti, assistenti e colleghi rappresentano il tassello chiave di una strategia mirata al raggiungimento dell’equilibrio perfetto tra lavoro e vita privata. A sostenerlo è la Annette King, CEO per l’area EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) di OgilvyOne, la customer engagement agency di Ogilvy & Mather Group, che suggerisce di coltivare «l’arte della delega, che va ben al di là del trasferimento di compiti e incombenze al team. Significa, infatti, condividere l’importanza del raggiungimento degli obiettivi cui le attività trasferite sono associati, in modo da garantirsi un ampio consenso anche rispetto allo svolgimento di compiti manuali o lavori poco creativi».

9. Calendarizzate «micro meeting»

Meeting e riunioni fiume sono, lo sappiamo bene, una noia per tutti (oltre che una perdita di tempo non indifferente). Bibi Hilton, Direttrice Operativa dell’agenzia creativa internazionale Golin applica da sempre la regola dei “micro meeting”, della durata di 15 minuti ciascuno, e commenta: «È incredibile vedere come facilmente si arriva all’oggetto della discussione, eliminando tutti i fronzoli, quando si ha a disposizione solo un quarto d’ora per focalizzare il problema e trovare la soluzione». E allora perché non provarci?

10. Non trascurate hobby e benessere

Non rinunciate a prendervi cura di voi stessi, del vostro corpo e della vostra mente. Ritagliatevi un paio di spazi solo vostri per andare in palestra, seguire un corso di cucina o fare quel che più vi piace, anche solo una passeggiata nel parco con il vostro barboncino. «Bisogna erigere barriere invalicabili a protezione del proprio tempo libero – suggerisce il CEO della società di consulenza internazionale Amaze, Natalie Gross -. Assicuratevi sempre di mettere in agenda, e soprattutto rispettare, gli appuntamenti con la palestra, le amiche, la famiglia, la serata a teatro o la visita guidata a una mostra, esattamente come fareste con un meeting con un cliente per voi importante».

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