GUIDE E HOW-TO

HR Management, cos'è la gestione delle risorse umane e come cambia nell’era del digital workplace

Aumenta l’attenzione dell’azienda sui diversi aspetti dell’HR Management. L’obiettivo è garantire una Employee Experience di qualità, attrarre e fidelizzare i migliori talenti, migliorare la produttività individuale e di team, a vantaggio delle performance aziendali. Il ruolo del digital workplace e l’offerta Porini 365 HR

29 Mar 2022

Annalisa Casali

“L’unico valore vitale di un’azienda è l’esperienza, la capacità, l’innovazione e la conoscenza dei suoi dipendenti”, sostiene da sempre l’esperto di HR Management e organizzazione del lavoro Leif Edvinsson. Proprio le risorse umane rappresentano, infatti, l’asset principale di un’azienda, ancor prima del suo capitale, i contratti o i brevetti registrati. La capacità di attrarre e fidelizzare i migliori talenti disponibili sul mercato è dunque uno degli obiettivi strategici per molte aziende. Creare competenze di lavoro specifiche e sviluppare soft skill in linea con le esigenze dell’organizzazione e del businss non è sempre facile specie in questo periodo. Lo Smart Working diffuso e i modelli di lavoro ibridi che caratterizzato lo scenario post pandemico necessitano infatti di nuovi strumenti e policy di HR Management, oltre che di nuovi modelli di leadership e strategie di engagement. I dipendenti sono sempre più attenti ai benefit “intangibili” che caratterizzano il rapporto di lavoro e ricercano il miglior equilibrio tra vita privata e professionale, il cosiddetto work-life balance. Oggi sappiamo bene che un collaboratore soddisfatto non è solamente un lavoratore più produttivo e fedele, ma anche un ottimo brand ambassador ed ecco perché aumenta l’attenzione delle aziende sui diversi aspetti dell’HR Management.

HR Management cos’è

La gestione delle risorse umane, in inglese Human Resource Management, si riferisce a tutte le attività legate alla ricerca, selezione, reclutamento, assunzione, formazione, orientamento, valutazione, crescita professionale di dipendenti, manager e collaboratori di un’organizzazione. Al giorno d’oggi l’HR Management si estende anche alla valutazione dello skill gap dei collaboratori, alla pianificazione e corretto dimensionamento delle risorse nel tempo, alle attività di Employee Engagement e Talent Retention che mirano a costruire e promuovere quell’Employer Branding che fa sempre più presa sui lavoratori.

Il responsabile di questa attività è l’HR Manager, che nello svolgimento delle sue attività riporta al Chief HR Officer (CHRO).

Quali sono le attività di un HR manager

La gestione del personale comprende una categoria piuttosto ampia di attività. Volendo semplificare al massimo, è possibile riassumere in un decalogo assolutamente non esaustivo i principali compiti dell’HR Manager, che nel suo quotidiano svolge attività finalizzate a:

  1. Programmare il numero corretto di risorse da inserire in organico, individuare attitudini e competenze di cui deve essere dotato il personale.
  2. Elaborare i piani di inserimento in organico, individuare i profili e selezionare le persone da assumere.
  3. Gestire l’onboarding delle nuove risorse: stipula del contratto, assegnazione di indirizzi e-mail ed eventuali device come notebook, tablet o smartphone aziendali.
  4. Identificare e colmare gli skill gap ed elaborare i programmi di formazione perfezionando le competenze dei collaboratori in base ai requisiti del lavoro in azienda.
  5. Identificare i migliori percorsi di carriera e piani di sviluppo delle risorse sulla base delle esigenze di fidelizzazione dei collaboratori e delle necessità di crescita del business.
  6. Gestire operativamente il rapporto di lavoro: contratti, benefit, ferie e permessi, trasferte, rimborsi…
  7. Garantire la sicurezza e la safety di dipendenti e collaboratori, adottando le misure di tutela della privacy dei loro dati e messa in sicurezza dei luoghi e dei contesti di lavoro.
  8. Promuovere iniziative per favorire il benessere e l’engagement dei dipendenti: comunicazione interna, mentorship, team building, compensation, counselling, coaching, workshop…
  9. Gestire le iniziative e gli accordi legati allo sviluppo dei piani di welfare aziendale.
  10. Promuovere iniziative di Continuous Performance Management attraverso l’adozione di idonei strumenti per il self assessment, la revisione e il miglioramento continuo delle prestazioni, per allinearle agli obiettivi di business.

Le competenze di un HR Manager

In passato l’HR manager si occupava principalmente dei processi amministrativi. Progressivamente, le sue competenze si sono estese al coordinamento e supervisione dei processi operativi relativi al quotidiano dei collaboratori, mentre oggi i suoi compiti principali sono di più ampio respiro e riguardano, come già accennato, anche la sfera del benessere psicofisico del dipendente. In una realtà strutturata, l’HR Manager coordina le figure professionali responsabili delle attività di selezione e recruiting, onboarding, formazione, coordinamento e controllo delle attività operative, engagement e carrier management. Nelle aziende più piccole, invece, spesso il responsabile della gestione delle risorse umane si rivolge a consulenti esterni per la presa in carico di alcune attività specifiche come la selezione del personale o la gestione di paghe e contributi.

Tra gli skill tecnici e le abilità personali, le cosiddette soft skill, più rilevanti per un direttore delle risorse umane ci sono l’empatia, la capacità di gestire bene i rapporti interpersonali e i conflitti, il decision making e, ovviamente, l’attitudine alla leadership. Fondamentale la conoscenza delle principali piattaforme di HR Management e l’aggiornamento continuo su direttive e norme che disciplinano il diritto del lavoro e la sicurezza dei luoghi in cui si svolge.

Come diventare HR Manager

I professionisti che hanno la responsabilità di gestire le risorse umane in azienda hanno profili piuttosto variegati. La loro formazione solitamente è legata alle discipline umanistiche, economiche, scientifiche o alla psicologia del lavoro. Una varietà che risponde, nella pratica, a esigenze organizzative sempre più complesse, che richiedono un approccio multidisciplinare e olistico all’HR Management.

Per diventare HR Manager è necessario possedere almeno una laurea triennale, preferibilmente in economia aziendale, business administration o gestione delle risorse umane. Queste permettono di approfondire le materie della gestione di paghe e contributi, conoscere le normative che regolamentano le assunzioni, i fondamenti dell’organizzazione aziendale e della contabilità. Va detto, però, che molte aziende richiedono il titolo della laurea specialistica (quinquennale). Sempre consigliato un periodo di tirocinio o stage in azienda, per apprendere “sul campo” le nozioni acquisite durante il percorso di formazione universitaria.

I laureati nelle discipline della gestione delle risorse umane e della psicologia del lavoro sono candidati naturali a posizioni entry level di HR Specialist, HR Assistant oppure HR Coordinator. I compiti e le responsabilità per queste posizioni includono la gestione dei dati relativi alle performance dei collaboratori, ai compensi e benefit, l’orientamento, la formazione e lo sviluppo professionale dei dipendenti.

Il possesso di certificazioni specifiche rappresenta un titolo preferenziale nella selezione dei candidati al ruolo di HR Manager. Quella forse più importante è la UNI11803:2021 (ex UNI PDR 17:2016), che risponde ai requisiti individuati dalla legge 4/2013 nell’ambito delle professioni non organizzate in ruoli e albi. La norma identifica compiti, conoscenze, skill, livelli di autonomia e responsabilità dei profili professionali apicali della funzione risorse umane, sulla base dei criteri identificati dal Quadro Europeo delle Qualificazioni (EQF) e in sintonia con la classificazione QNQ (Quadro Nazionale delle Qualifiche). Altre certificazioni rilevanti sono l’Hogan assessments, per la valutazione delle competenze personali dei professionisti dell’HR, e la SHRM (Society for Human Resource Management), per la valorizzazione della conoscenza della materia dell’HR Management.

Quanto guadagna un HR manager

Lo stipendio medio di un HR Manager si aggira attualmente intorno ai 60mila euro l’anno, con una retribuzione minima di circa 43mila euro e massima di 85mila euro. In un’azienda strutturata, un HR Manager che lavora bene può arrivare a occupare la posizione di Direttore delle risorse umane o Chief HR Officer (CHRO).

HR Management: come cambia la gestione delle risorse umane nell’era del digital workplace

Oggi non solo i Millennials, ma anche i collaboratori meno giovani vivono una quotidianità letteralmente “immersa” nelle tecnologie digitali e utilizzano per diverse ore al giorno servizi di instant messaging e i social network. Ecco perché le organizzazioni trovano sempre più naturale sostituire le postazioni fisiche attrezzate in ufficio con workspace e workplace digitali. Proprio i digital workplace sono oggi al centro dei nuovi modelli di HR Management. Ma cosa sono le scrivanie digitali? Si tratta di spazi di produttività online gestiti in cloud nei quali ciascun collaboratore o manager è in grado di accedere in sicurezza, remotamente e in ogni momento, a tutte le informazioni rilevanti per la sua posizione lavorativa – gestione permessi, ferie, trasferte, rimborsi –, ma anche a dati e applicazioni di produttività individuale e real time collaboration, social engagement e formazione. Questi nuovi ambienti di lavoro digitali sono progettati per soddisfare la richiesta di una produttività sempre più ibrida e trasparente dove strumenti come le chat e i social network, già ampiamente utilizzati nella sfera privata, vengono estesi a quella lavorativa, integrati e arricchiti con soluzioni evolute di document management, videoconferenza, telepresenza e file sharing. Alcune soluzioni di nuova generazione forniscono anche feedback sulle prestazioni del singolo collaboratore e il raggiungimento degli obiettivi assegnati e supportano direttamente il dipendente nella creazione di connessioni peer-to-peer e nella miglior gestione del lavoro in team.

La disponibilità a sostenere i nuovi modelli di produttività ibrida con strumenti in grado di assicurare la stessa Employee Experience a casa come in ufficio rappresenta sempre più di frequente un elemento chiave di attrazione e fidelizzazione dei migliori talenti. A riprova dell’interesse crescente da parte delle aziende verso queste soluzioni arrivano le stime dell’analista MarketsAndMarkets sul giro d’affari globale del mercato dei digital workplace, destinato a passare dai 22,7 miliardi di dollari del 2020 a 72,2 miliardi di dollari nel 2026, facendo registrare un tasso di crescita annuo del 21,3% nel periodo considerato.

Come migliorare l’employee experience con Porini 365 HR

La tecnologia di HR Management continua a evolvere nella direzione della massima integrazione e automazione dei processi da un lato, della semplificazione d’uso e della personalizzazione dall’altro. La scelta di piattaforme evolute di HR Management, in alternativa a software e servizi stand alone di gestione eMail, social communication, file sharing e instant messaging, permette al dipendente di disporre di un ambiente di lavoro digitale completo e altamente personalizzato caratterizzato da una User Experience intuitiva ed estremamente naturale. Proprio come quella che sperimentano gli utenti di Porini 365 HR, piattaforma modulare di HR Management basata su Office 365 e Power BI, disponibilie in modalità SaaS (Software-as-a-Service) nel cloud Microsoft Azure.
Porini 365 HR ha due anime. Quella più prettamente operativa, basata su piattaforma Microsoft Power App e integrata con Microsoft Teams, prende in carico, semplifica e automatizza cinque processi specifici:

  • Recruiting: modulo per la digitalizzazione e condivisione delle informazioni rilevanti relative ai candidati.
  • Skills App: soluzione di Skill Management per mappare e gestire tutte le risorse presenti nell’organizzazione in termini di competenze, certificazioni e piani di sviluppo dei talenti, che contiene anche strumenti di self assesment.
  • Easy eXpense: tool di gestione automatizzata delle note spese e del relativo iter di approvazione.
  • Smart Check-in: strumento di prenotazione di scrivanie, sale riunioni, posteggi auto.
  • HR Management: employee portal per la visualizzazione rapida e la gestione automatizzata delle richieste di ferie, permessi, attivazione di nuovi device elettronici.

La seconda anima della piattaforma è quella che abilita scenari di HR Management data driven e percorsi di formazione improntati a logiche di miglioramento continuo. «Il modulo Porini 365 HR Analytics – spiega Bastiano Di Gioia, Business Developer Manager di Porini – integra le diverse fonti dati interne ed esterne come file Word, Excel, CSV o i flussi provenienti dai sistemi di gestione paghe e contributi, per costruire una vista generale del dipendente. Il potente motore di visualizzazione basato su Power BI permette di realizzare dashboard personalizzate per ciascun people manager e segregare le informazioni consultabili dal singolo dipendente. Tutto questo ha un valore molto alto per il mondo delle risorse umane, perché di fatto non esiste sul mercato un’altra soluzione di questo tipo». All’interno degli strumenti di Porini 365 HR Analytics c’è anche una parte legata alla gestione dei processi di che è frutto dell’integrazione con Microsoft Viva, la piattaforma di Employee Experience ed engagement basata su Microsoft 365 e integrata con gli strumenti di produttività, collaboration e conoscenza condivisa di Microsoft Teams. «La soluzione – conclude Di Gioia – fornisce metriche, KPI e insight rilevanti sotto il profilo della produttività del dipendente misurando il suo engagement rispetto agli obiettivi ma anche il suo livello di stress e l’efficacia di interazione tra manager e dipendenti. Questo permette all’HR Manager di intervenire preventivamente per risolvere i problemi individuali e le frizioni all’interno dei team, riducendo sensibilmente il turnover dei dipendenti. Mettendo a frutto l’expertise maturata nell’universo industriale, abbiamo anche sviluppato alcuni algoritmi specifici per il manufacturing che permettono di ridurre sensibilmente gli incidenti sul lavoro. Tramite le nostre soluzioni IoT monitoriamo i macchinari e ricaviamo KPI che permettono di anticipare guasti e fermi macchina. Incrociando questi dati con le informazioni su training e turni, il sistema è in grado di stimare il livello di stanchezza dell’operatore e lanciare in automatico degli allarmi sulla possibilità che si verifichino infortuni. In futuro stiamo pensando di utilizzare gli algoritmi per definire in dettaglio il costo del lavoro e produrre forecast su come intervenire per aumentare la produttività dei singoli operatori».

Porini 365 HR dispone anche di moduli aggiuntivi di Training & Education, Performance Development e Skill Mapping, il tutto disponibile in un ambiente che è quello del digital workplace ai quali siamo tutti abituati, a garanzia di una Employee Experience intuitiva per tutto il team risorse umane.

WP_Gestire l’employee experience nell’era del digital workplace

@RIPRODUZIONE RISERVATA
Annalisa Casali

Giornalista professionista, da oltre vent’anni scrive di innovazione del business in chiave digitale ma senza tradire il suo “primo amore”, il marketing. Curiosa per natura, cerca di spiegare le tecnologie e i tech trend con un linguaggio semplice.

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