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Digitalizzare e automatizzare la funzione HR per semplificare i processi e motivare i collaboratori

Con l’emergenza da Covid-19 si stanno delinando nuovi scenari per la funzione HR, destinata a diventare un supporto per i dipendenti, sotto tutti i punti di vista. In questo scenario acquisisce ancora più importanza l’adozione di strumenti digitali per gestire i deversi processi che riguardano quest’area, come i sistemi di tracciamento automatico (ATS)

17 Giu 2020

Marco Bossi

Country Manager, Talentia Software

La digitalizzazione rappresenta un importante fattore di successo nella gestione dell’attuale crisi sanitaria e le aziende che, prima dell’emergenza avevano già digitalizzato alcune attività HR, come la ricerca dei nuovi candidati o la firma elettronica dei contratti di lavoro, hanno guadagnato importanti vantaggi. Di contro, aumenta sempre più il divario tra queste aziende e quelle dove la Digital Trasformation risultava essere ancora poco sviluppata. Ma quale sarà il nuovo ruolo dei Responsabili HR chiamati a dare fiducia ai collaboratori con l’obiettivo di trasformare la crisi in opportunità? Certamente nulla sarà più come prima, e chi lavora nelle HR è chiamato oggi a dare supporto ai dipendenti, su ogni aspetto, e la sua funzione diventa fondamentale per tutte le imprese, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza.

Il “nuovo ruolo” della funzione HR

Gli HR manager dovranno assicurare messaggi positivi, indicare la direzione da seguire per preparare il ritorno delle persone in azienda, svolgendo il ruolo di vero e proprio coach, utile a creare un ambiente che prosegua nello sviluppo delle performance dei dipendenti. Di certo, anche le aziende di medie dimensioni dovranno disporre di una piattaforma integrata e completa che consenta di automatizzare i processi HR per rendere le organizzazioni più dinamiche, coinvolgendo e motivando tutti i collaboratori: la digitalizzazione è ormai una realtà anche per loro. L’obiettivo sarà quello di sviluppare un modello ‘self-service’ per promuovere la flessibilità nel lavoro, migliorare la vita dei dipendenti, semplificare richieste di assunzione, note spese, colloqui annuali, gestione ferie e così via. In termini organizzativi, la struttura a silos scompare e la funzione HR diviene parte integrante degli organi decisionali dell’azienda.

Recruitment ed employee journey: si fanno largo i sistemi di tracciamento automatico

Cosa cambierà allora rispetto al Recruitment? La forte concorrenza e la scarsità di competenze generano una vera sfida per selezionare validi talenti. In tal senso, le aziende dovranno attuare nuove strategie per riuscire ad essere competitive, utilizzando soluzioni che possano gestire tutti i processi, dalla selezione dei candidati fino al loro inserimento in azienda, semplificando il percorso e automatizzando la maggior parte dei compiti amministrativi e ridondanti associati al Recruitment. Sono richiesti sistemi di tracciamento automatico (ATS – Automated Tracking System) in grado di gestisce in maniera digitalizzata la raccolta delle candidature, la selezione e il processo di valutazione, per ridurre i tempi e massimizzare efficienza e qualità del Recruitment.

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Anche il percorso del dipendente in azienda e dei vari processi HR a lui associati dovranno essere automatizzati, includendo le dimissioni e l’aggiornamento dei dati personali. I sistemi ATS consentono inoltre di elaborare dashboard e indicatori per monitorare le performance, impostare report o aumentare l’impegno delle persone attraverso dispositivi mobile, flessibili, intuitivi e collaborativi. La complessa gestione HR, la creazione di competitività e valore sono obiettivi che non possono più essere raggiunti senza l’aiuto di una piattaforma HR unificata ad elevate performance. L’era della “gestione del personale” con fogli di calcolo e database è definitivamente superata.

È quello che quotidianamente ci conferma la nostra esperienza sul campo nell’accompagnare le organizzazioni nella digitalizzazione dei processi per le aree HR e Finance offrendo un’unica piattaforma specializzata nei due ambiti, per rendere possibile la condivisione delle informazioni e che mette in comune le due funzioni. Inoltre, i processi HR sono agevolati dall’Intelligenza Artificiale che aiuta dove c’è un grande quantitativo di dati e di informazioni da gestire e incrociare (paghe, presenze, etc) in un unico database.

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