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Governance ICT

Come ottenere il massimo nel reparto IT dal personale interno e dai partner esterni

Secondo Gartner spesso è la carenza di elevate competenze in-house a impedire ai CIO di raggiungere i propri obiettivi. Gli IT manager di successo si raccontano, spiegando la loro vision e i loro approcci al team working e a un nuovo tipo di collaboration

17 Mar 2016

redazione TechTarget

Secondo gli esperti, una delle caratteristiche che accomunano i CIO di successo è la condivisione delle vision, dedicando più tempo a coinvolgere nelle loro attività le altre aree di business, rispetto alle ore passate effettivamente nel proprio reparto IT. Questo, però, è possibile solamente nel caso in cui il gruppo di lavoro IT sia efficiente, altamente autonomo e ben coordinato.

Gli analisti di Gartner raccontano come spesso sia la carenza di elevate competenze in-house a impedire ai CIO di raggiungere i propri obiettivi. I ricercatori evidenziano come il 22% dei responsabili IT attribuisca proprio a questo gap di competenze il più grosso ostacolo al successo del business.

Dunque, come possono i CIO trarre il meglio dal proprio personale interno e qual è invece il ruolo che possono svolgere i partner esterni nella fornitura di servizi per rendere il business più strategico?

Avere obiettivi chiari (e non smettere mai di comunicare)

Doug May, regional manager presso Messier-Dowty afferma che avere chiare priorità, responsabilià, compiti e tempistiche operative sia la base per costruire un’attività più efficiente. Per questo motivo ha nel suo ufficio una grande lavagna che utilizza per evidenziare i progetti prioritari, le attività individuali e le scadenze ottimali per ogni progetto. Non solo: May e il suo team di lavoro hanno in calendario una riunione a settimana per fare il punto della situazione e garantire che gli obiettivi operativi siano sempre chiari per tutti.

“Tutto sta nel comunicare in modo chiaro – spiega May – e questo vale sia per i dipendenti che per i superiori: questo infatti spesso è utile anche per riportare con obiettività ai manager lo stato dei lavori ed evidenziare loro i casi in cui non si hanno le risorse per completare un progetto nei tempi previsti”. L’utilizzo di KPI può aiutare a definire a quali progetti dare priorità o quali di questi abbiano bisogno di risorse aggiuntive per essere portati a termine. “Quando si vuole ottenere il meglio dal team interno – conclude May – avere il giusto tipo di atteggiamento tra colleghi è fondamentale”.

Collaboration è lavorare insieme agli altri reparti

Cathy McCabe, CIO di Jaeger, è convinta che vi sia una stretta relazione tra il personale IT e le altre funzioni aziendali. Per questo motivo ha stabilito una serie di riunioni in cui i membri del reparto IT possono confrontarsi con i manager provenienti da altri reparti. Questi incontri offrono l’opportunità al team IT di conoscere le priorità dei colleghi impiegati in altre aree operative. Insomma la collaboration è un fondamentale.

“Lavorando direttamente insieme al resto del business – sottolinea McCabe – il dipartimento IT impara a concentrarsi sulle iniziative che possono fare davvero la differenza per gli utenti finali”.

Concentrare le risorse interne sui progetti fondamentali

Una delle lezioni più difficili da imparare – e l’unico modo per far crescere davvero il business – è quella di reclutare persone capaci e fornire poi loro lo spazio e la libertà per operare. Delegare rappresenta spesso una delle difficoltà maggiori per ogni manager; soprattutto nel caso di società più piccole, si tende a voler mantenere un più alto grado di attenzione e di controllo. “Anche la scelta dei partner – spiega Bill Wilkins, CIO di First Utility – dovrebbe basarsi sulla consapevolezza in merito all’importanza del progetto che si vuole affrontare e a ciò che questo rappresenta nell’economia generale del proprio business. È necessario considerare se la piattaforma o servizio che si vuole creare o comprare rappresenterà davvero un vantaggio competitivo per l’azienda”. Se la tecnologia che si vuole implementare non è essenziale e i partner esterni offrono maggiori competenze ha senso esternalizzare tale asset, ma se quest’ultimo è parte essenziale del business e fornisce un valore aggiunto per il cliente, allora sarà più sensato decidere di gestirlo internamente per poter garantire maggiore velocità e agilità alle operazioni.

Scegliere fornitori esterni in linea con la cultura aziendale

Scegliere fornitori esterni che abbiano un approccio simile al proprio è il primo passo per costruire partnership forti, solide, durature e profittevoli. Non è detto, per esempio, che società più affermate e importanti siano per forza dei partner migliori rispetto a realtà meno conosciute.

“Mi piace lavorare anche con laziende più piccole o start-up – racconta Rob Threadgold, global head IT infrastructure e operations di ICBC – . Ultimamente, per esempio, dopo aver valutato diverse proposte anche da grandi nomi del settore ho scelto di siglare un accordo in merito al programma di gestione dei servizi IT dell’azienda con Cherwell, una società privata di software statunitense che sta cominciando ora ad espandere la propria presenza nel Regno Unito. E questo perché mi sono piaciute le persone. Mi hanno fatto sentire realmente ascoltato”.

Misurare le prestazioni dei fornitori e fornire un riscontro

Secondo gli esperti, i CIO dovrebbero comunicare costantemente con i fornitori esterni dando loro quanti più riscontri possibili in merito alle attività in corso. In molti casi, i KPI tradizionali potrebbero non funzionare. L’analisi del software, tramite test e altri strumenti specifici, deve essere un processo continuo e deve essere vista come parte di un tentativo di miglioramento costante sia all’interno che all’esterno del reparto IT.

“Non è possibile gestire i fornitori e ottenere il meglio da loro senza misurarne le prestazioni – spiega Geert Ensing, ex CIO di ABN Amro -. Tuttavia non bisogna lasciarsi sopraffare dai dati: meglio concentrarsi su alcune aree chiave ritenute essenziali per il business e assicurarsi che tutte le strategie volte a realizzare gli obiettivi e i futuri miglioramenti siano chiare e ben comprese da tutti”

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