Microsoft Teams: come funziona, come adottarlo e come fare riunioni

GUIDE E HOW-TO

Come funziona Microsoft Teams, come adottarlo e come fare riunioni

Ecco cosa consente di fare la piattaforma di Unified Collaboration and Communication che ha raggiunto 115 milioni di utenti attivi giornalieri in tutto il mondo. I concetti di Smart Working e Anywhere office sono oggi alla portata di tutte le imprese, ma serve un cambiamento culturale per gestire correttamente i nuovi strumenti

02 Mar 2021

Domenico Aliperto

Se oggi si può parlare di Anywhere Office è soprattutto merito di soluzioni come Microsoft Teams. La piattaforma di collaboration aziendale creata da Microsoft è stata a livello globale una delle principali risposte all’emergenza sanitaria scatenata dalla pandemia di Covid-19. Microsoft Teams ha in effetti permesso a milioni di organizzazioni in tutto il mondo non solo di reagire tempestivamente a una situazione imprevedibile, garantendo al tempo stesso, attraverso il distanziamento sociale, la salute dei collaboratori e la business continuity, ma anche di fare un decisivo passo in avanti nella di digitalizzazione dei processi.

Per avere una dimensione del fenomeno, basti pensare che a ottobre 2020 gli utenti giornalieri attivi hanno superato i 115 milioni, crescendo del 53% rispetto ai 75 milioni registrati ad aprile 2020 e decuplicandosi rispetto al dato di luglio 2019, quando a usare Microsoft Teams erano “solo” 13 milioni di persone. D’altra parte, secondo Juniper Research, nel 2020 le iscrizioni a tutti i servizi che consentono di effettuare video chiamate e sessioni di collaborazione remota hanno raggiunto la cifra di 1,8 miliardi, contro gli 1,2 miliardi del 2019, e la previsione per il 2025 parla di circa 4,5 miliardi di utenti.

Entriamo dunque più nello specifico e cerchiamo di capire perché quello appena descritto è un trend irreversibile.

Cos’è Microsoft Teams

Prima di ogni altra cosa, meglio specificare cos’è Microsoft Teams. La precisazione non è una questione di puntiglio, visto che la piattaforma continua a evolversi e a integrare strumenti e funzionalità per rispondere alle nuove esigenze delle organizzazioni, pubbliche e private, e agli stimoli che arrivano dalle singole categorie di utenti. Oggi Teams, per esempio, si contraddistingue anche per una serie di soluzioni che riducendo i rumori di fondo consentono la collaborazione a distanza anche in ambienti diversi dall’ufficio, come cantieri e stabilimenti industriali. Si tratta, in altre parole, di un ecosistema in costante espansione.

Ma per dare una definizione più rigorosa, possiamo dire che Microsoft Teams è una piattaforma di Unified Communication and Collaboration (UCC) che include in un’unica soluzione chat di lavoro, strumenti per la teleconferenza, tool di condivisione di contenuti in real time e integrazione di applicazioni esterne. Naturalmente, Microsoft Teams è integrata in modo nativo con la suite di produttività Microsoft 365, ma grazie a una serie di estensioni riesce a dialogare anche con software prodotti da altri vendor.

Quella di Teams è una storia piuttosto recente: Redmond ha lanciato il servizio a livello globale il 14 marzo 2017, dopo averne annunciata la creazione a novembre 2016 come offerta in diretta concorrenza di Slack e delineando una roadmap orientata alla sostituzione di Skype for business. In effetti, Microsoft Teams, sviluppato durante un hackathon interno alla società, è riuscito a coniugare fin dal principio tutte le caratteristiche che hanno fatto il successo delle piattaforme presenti sul mercato fino a quel momento, ed è questa una delle principali ragioni della sua straordinaria diffusione. Ad oggi è disponibile per la maggior parte dei sistemi operativi, desktop e mobile: Windows, MacOS, iOS, Android e Linux, oltre che su Web, grazie al supporto offerto sui comuni browser.

A cosa serve e come funziona

A cosa serve e come funziona Microsoft Teams dovrebbe ormai essere chiaro a tutti: Teams serve a collegare le persone, a permettere loro di condividere file e progetti anche complessi, con una logica che – come suggerisce il nome – favorisce il lavoro di gruppo a prescindere dalle distanze che intercorrono tra i partecipanti alle sessioni e dal dispositivo che stanno utilizzando. L’ambiente collaborativo integra come detto una serie di strumenti che amplificano l’operatività degli utenti, facilitando la pianificazione delle riunioni e facendo convergere i canali di condivisione su un’unica interfaccia multifunzionale e intuitiva. Dal punto di vista dell’avvio sul proprio dispositivo, Microsoft Teams funziona come una qualsiasi altra app, sia da desktop sia da mobile sia via browser: una volta installata e associata a un account Microsoft, la piattaforma è pronta per partire.

Come fare una riunione con Microsoft Teams

Fare una riunione con Microsoft Teams è semplicissimo. Essendo integrata con il calendario di Exchange, la piattaforma consente la pianificazione e la creazione di eventi in parallelo con Outlook. Questo significa che la riunione può essere organizzata da entrambe le applicazioni in modo bidirezionale. Usando l’Assistente Pianificazione è possibile trovare un orario senza conflitti per ciascuno dei partecipanti e invitare, usando il loro indirizzo di posta elettronica completo, utenti esterni all’organizzazione, anche se non hanno una licenza Teams. A questo punto si indicano i partecipanti obbligatori e quelli facoltativi e li si invitano tramite messaggio di posta elettronica: ogni utente riceverà un’email con il collegamento per la riunione, da cliccare quando arriva il momento di cominciare. Prima di stabilire il collegamento, Microsoft Teams chiede al partecipante se vuole attivare le funzioni audio e video, in modo da garantire massimo controllo sulla sessione, durante la quale è possibile non solo condividere il proprio schermo, ma anche creare documenti (inclusi fogli di Excel) e presentazioni all’interno della piattaforma. Dopo la riunione, il meeting – registrato – diventa immediatamente disponibile nella stessa scheda. Così, se non è stato possibile partecipare, è possibile aggiornarsi in un secondo momento, accedendo in modo contestuale alle note relative e alle azioni concordate.

I vantaggi della collaborazione online con Microsoft Teams

La collaborazione online di Microsoft Teams offre numerosi vantaggi. Il primo, anche se forse meno evidente, è quello di omogeneizzare i flussi di lavoro e di comunicazione su un unico formato, a prescindere dal dispositivo, dal sistema operativo e dalle applicazioni in uso: facendo convergere tutte le attività sulla medesima piattaforma, diventa più semplice gestire le sessioni e tenere traccia delle proposte e delle modifiche ai documenti condivisi. Gli utenti dispongono di un repository unico e possono contare su una cronologia di eventi e file che aiuta il team a ricostruire passaggio per passaggio tutte le evoluzioni del progetto.

Il secondo vantaggio discende direttamente dal primo: disponendo di uno strumento onnicomprensivo, diventa superfluo rincorrere informazioni, appuntamenti, dialoghi e commenti su chat, e-mail e suite di produttività. Tutto è a portata di mano per tutti, in modo istantaneo.

A giovarne sono naturalmente i programmi di Smart Working: grazie alle prerogative della piattaforma, oggi è possibile per qualsiasi azienda, a prescindere dalla complessità della sua struttura, dare vita a un vero e proprio Anywhere Office.

Come adottare Microsoft Teams

Dopo aver spiegato come funziona Microsoft Teams, come lo si installa e come lo si può utilizzare per semplificare la collaboration in azienda, dovrebbe essere chiaro che lo strumento in sé è estremamente intuitivo. La corretta adozione di Teams in un’organizzazione, dunque, dipende non tanto da fattori tecnologici, quanto dall’approccio culturale al lavoro di squadra che contraddistingue il business. Perché risulti realmente efficace, è necessario che la popolazione aziendale ne comprenda a fondo funzionalità e potenzialità, e lo ponga al centro di tutti i progetti condivisi attraverso un cambio di paradigma, che a sua volta si tradurrà nell’affermazione di nuovi modelli organizzativi e operativi. Perché ciò accada, il top management non deve solo sponsorizzare l’utilizzo della piattaforma, né tanto meno può limitarsi a calarla dall’alto e imporne l’adozione: la cosa migliore da fare è predisporre piani di formazione e sessioni pratiche che mettano tutti gli utenti in condizione di capire come valorizzare le tante funzioni di Microsoft Teams, caso d’uso per caso d’uso.

Coniugare soluzioni tecnologiche, processi aziendali e persone: l’approccio di Emm&mme

Questo vuol dire declinare la soluzione in funzione delle caratteristiche dell’organizzazione, ed è esattamente ciò che si propone di fare Emm&mme Informatica, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT e partner di Microsoft, che ha fatto della formazione una colonna portante della propria offerta. «La formazione è lo strumento ideale per introdurre le soluzioni tecnologiche rispettando i processi, gli obiettivi aziendali e le persone», conferma il CEO Massimiliano Ristori.

Massimiliano Ristori

CEO Emm&mmE Informatica

«Smart Working non significa solo installare la nuova versione di Microsoft Office o usare Teams, ma sviluppare un progetto di change management, che supporti l’adozione del nuovo modello e semplifichi la pianificazione». Per raggiungere quest’obiettivo, Emm&mme fa leva sulle ‘pillole di Smart Working’, attraverso le quali le imprese possono erogare ai propri dipendenti mini-video di formazione studiati per agevolare in modo personalizzato l’adozione di piattaforme come Microsoft Teams. Un approccio formativo tanto semplice quanto coinvolgente, che guida le persone a scoprire in maniera intuitiva e con un approccio pragmatico le diverse funzioni di Teams. Usarlo al meglio vuol dire riuscire a integrarlo con le altre app, per creare flussi di lavoro condivisi e automatizzati, e per questo occorre un intervento consulenziale. «La parte tecnologica è il cuore, e l’abilitatore della digital transformation, ma per un vero cambiamento serve lavorare sulle strategie», chiosa Ristori di Emm&mme.

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Domenico Aliperto

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