Business Travel Management: cos’è, digitalizzazione, gestione note spese

Dematerializzazione

Business Travel Management: cos’è, quanto è digitale e come gestire al meglio le note spese

La gestione dei viaggi di lavoro nelle aziende, fortemente rallentata dalla pandemia ma non interrotta, è un processo lungo e complesso che coinvolge più funzioni. Molte aziende hanno iniziato un percorso di digitalizzazione per renderlo più efficiente, grazie anche all’uso di Mobile app e a una maggiore integrazione con gli altri sistemi aziendali. Una guida completa

12 Apr 2021

Gaia Fiertler

L’anno del Covid ha frenato anche le missioni aziendali, ma non del tutto. Il crollo si è verificato soprattutto nei viaggi internazionali (-67%), che si sono ridotti dei due terzi, mentre il mercato interno di oltre la metà (-56%). Nel complesso, la spesa per viaggi d’affari è scesa del 63% per un totale di 7,6 miliardi di euro di giro d’affari, mentre ora le previsioni sono di una ripresa delle trasferte, anche non strettamente necessarie, nella seconda metà del 2021. È quanto dichiarano le medie e grandi aziende intervistate dall’Osservatorio Business Travel del Politecnico di Milano tra novembre e dicembre 2020 (“ll mercato del travel e le prospettive di innovazione”).

Il business travel management non si è dunque interrotto del tutto nelle aziende italiane e, in quelle che avevano già strumenti tecnologici a supporto dei processi, è stata garantita una continuità efficiente e in sicurezza, grazie ai flussi digitali delle diverse operazioni, dalle prenotazioni al rimborso spese. In particolare, nell’anno della pandemia è aumentato il ricorso a strumenti automatici per tracciare e garantire la sicurezza di viaggio, come pure il coinvolgimento di società specializzate per ricevere informazioni sul livello di rischio della destinazione, compresa la presenza delle medesime policy nelle aziende. Al contempo, c’è stato un significativo calo dell’intermediazione tradizionale per le prenotazioni, ossia il ricorso alle cosiddette “travel management company” (Tmc).

Cos’è il business travel management

Il business travel management è un processo complesso che coinvolge più dipartimenti aziendali. Inizia con la richiesta di autorizzazione della missione e relativa approvazione da parte del proprio responsabile; passa dalle prenotazioni per il trasporto, il vitto e l’alloggio e si conclude con una serie di operazioni, come il controllo della nota spese presentata dal dipendente; la verifica di compliance con la travel policy aziendale e la riconciliazione delle fatture con l’estratto conto bancario. Queste sono le principali fasi di un processo che la maggior parte delle grandi aziende gestisce con un manager dedicato, il business travel manager, ma che coinvolge anche altri uffici: gli acquisti, le risorse umane, l’amministrazione e i servizi generali.

Quanto è digitale il business travel

Come nelle altre divisioni aziendali, anche nel business travel è in corso un percorso di digitalizzazione, adottato dalle aziende soprattutto nelle prime fasi, come emerge dai dati del Polimi: apertura della richiesta di viaggio su piattaforme aziendali (60%), prenotazione/acquisti servizi di viaggio (71%), con sistemi di self booking e online booking, tool forniti anche dalle agenzie esterne; pagamento attraverso soluzioni elettroniche (90%) e, a seguire, rendicontazione delle spese (58%), registrazione delle note spese in contabilità (48%), controllo della deducibilità delle spese (17%), liquidazione delle note spese (26%), controllo della compliance delle spese con la policy aziendale (32%), riconciliazione con gli estratti conto (28%) e analisi dei dati con verifica del budget (27%).

È ancora molto ibrido il sistema di gestione della rendicontazione delle note spese nelle imprese: parzialmente digitalizzato per il 58% delle grandi aziende, che svolgono la compilazione online, ma consegnano ancora i giustificativi di spesa cartacei a mano; del tutto cartaceo per il 30% e del tutto automatizzato, con un software dedicato, solo per il 22%. Eppure, tra le principali richieste del viaggiatore d’affari ci sono proprio la semplificazione e l’automatizzazione della rendicontazione, che è un’attività a basso valore aggiunto, ma molto dispendiosa in termini di tempo. Nonostante ciò, solo l’11% utilizza un’app per la digitalizzazione di scontrini e fatture (fonte Osservatorio Business Travel Politecnico di Milano “Il digitale a supporto del business travel management nel 2019”).

Un’app per la nota spese del business travel

Smartex è un esempio di queste app integrabili con il sistema contabile aziendale, che semplifica al dipendente la raccolta dei giustificativi, la compilazione del modulo riepilogativo e la loro trasmissione all’ufficio contabile e, al tempo stesso, all’azienda fa risparmiare gran parte dei controlli di correttezza e completezza dei documenti forniti, perché è già tutto impostato centralmente. Dai trattamenti fiscali delle diverse voci di spesa in base alle norme di legge, ai tetti di rimborso previsti dai regolamenti aziendali. Da valle a monte, il processo è automatizzato: grazie a tecnologie avanzate di Mobile Data Capture integrate a Smartex, basta una foto scattata dal proprio smartphone per catturare l’immagine dello scontrino o della fattura in alta risoluzione, che viene archiviata in modo immodificabile e inalterabile e trasmessa al sistema contabile aziendale. In questo modo, è facilmente controllabile dall’ufficio contabile ed è utilizzabile con valore legale per la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico.

Inoltre, l’app Smartex è studiata per offrire la massima flessibilità in base alle esigenze di gestione delle note spese di ciascuna azienda ed è facilmente integrabile ai sistemi informatici aziendali. È infatti configurata centralmente in base ai regolamenti interni di ciascuna organizzazione che, oltre alle norme di legge, sono molto variabili da realtà a realtà e non sono sempre chiari per i dipendenti. Così invece, grazie alla configurazione centralizzata ogni costo sostenuto in trasferta è assegnato in automatico alla corretta categoria di spesa (tramite una spunta del dipendente sulle voci vitto, alloggio, trasporto ecc.), che già prevede i conteggi corrispondenti per il rimborso, un’agevolazione con notevole risparmio di tempo sia per il dipendente, sia per l’ufficio contabile incaricato dei controlli.
L’integrazione con i gestionali aziendali è il futuro del business travel management, che consente infatti efficientamento delle procedure, riduzione dei costi, riallocazione delle risorse, semplificazione delle attività e soddisfazione del dipendente. Ma il processo è ancora all’inizio: soltanto il 20% delle aziende ha completato l’integrazione dei processi di business travel con gli altri sistemi aziendali coinvolti; il 29% solo parzialmente; il 23% lo ha in previsione, chi in parte, chi interamente, ma ancora un 28% non l’ha in programma (Osservatorio Business Travel 2019).

Più sicurezza in viaggio con il digitale

Prima della pandemia la principale motivazione di adozione del digitale era il risparmio sulle tariffe con le prenotazioni online, mentre nell’ultimo anno gli strumenti digitali su cui si è investito di più sono quelli legati alla sicurezza del viaggiatore, che è diventata una priorità manageriale.

Nel 2020 e, a seguire, nel 2021, chi ha dovuto continuare a spostarsi per lavoro ha avuto a disposizione più strumenti digitali di alert e chat istantanee per essere informato sulle condizioni di sicurezza del luogo di destinazione anche rispetto al Covid. In molti casi si è introdotto anche un sistema di geolocalizzazione per consentire la tracciabilità del viaggio e garantire assistenza in tempo reale. Strumenti per la sicurezza dei dipendenti in trasferta erano già tra le direttrici di innovazione individuate nel Report 2019, con quasi un’azienda su due che utilizzava questi tool, ora potenziati con la pandemia, così come il ricorso a società specializzate sulla sicurezza delle destinazioni, a fronte di un crollo del ricorso alle agenzie esterne di business travel. Indirettamente, anche un sistema automatico di rendicontazione, controllo e liquidazione della nota spese, come la soluzione Smartex, contribuisce a garantire la sicurezza del dipendente in viaggio per lavoro, perché non deve recarsi in ufficio a consegnare la documentazione, che tra l’altro archivia subito con una foto, senza doverla toccare più volte, anche in logica contactless.

@RIPRODUZIONE RISERVATA
F
Gaia Fiertler

Articolo 1 di 4