Continuous Performance Management e la cultura del feedback

Guide e How-to

Continuous Performance Management, ecco come la nuova cultura del feedback valorizza i talenti e rende le aziende competitive

La dinamicità del business richiede che le persone siano protagoniste, motivate e flessibili. Il modello del Continuous Performance Management, basato sul feedback continuo, enfatizza una nuova cultura della misura della prestazione e della produttività basata sulla collaborazione e il confronto continuo che mette al centro la persona. Sono richiesti nuovi modelli di leadership e una maggiore digitalizzazione dei processi HR, ma i vantaggi sono tangibili

30 Mar 2021

Patrizia Licata

I modelli di Continuous Performance Management e i meccanismi di feedback continuo rappresentano oggi la risposta alle esigenze delle organizzazioni che puntano alla valorizzazione dei talenti, al concreto miglioramento delle prestazioni e all’innovazione. Il modo in cui lavoriamo è cambiato, non solo per effetto dello Smart Working, ma per la più ampia e pervasiva digitalizzazione delle modalità lavorative. Reti di team, collaborazione intensificata, adattabilità a diversi contesti ed esigenze, sono le caratteristiche di un lavoro agile che coinvolge persone, manager e Direzioni HR.

Le modalità statiche di gestione della valutazione della performance, come le review annuali, perdono efficacia: l’economia, la società, la tecnologia, il mindset delle organizzazioni e delle stesse persone si muovono molto più velocemente di così. È l’ora della dinamicità e il Continuous Performance Management permette alle organizzazioni di avere la stessa flessibilità di un mondo in costante evoluzione. Il feedback continuo, basato su una mentalità della “fiducia” e modelli di leadership rinnovati, diventa occasione di crescita per le aziende e le loro persone.

Che cos’è il Continuous Performance Management

Il Continuous Performance Management è un approccio di valutazione delle prestazioni lavorative moderno e centrato sulla persona che ha l’obiettivo di promuovere un miglioramento continuo per imprese e lavoratori.

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Permette alle organizzazioni di creare un ambiente basato sulla fiducia in cui i dipendenti si sentono a loro agio nel dare e ricevere feedback che aiutano a liberare il pieno potenziale delle persone e, di conseguenza, della crescita e competitività aziendale. È un nuovo modo di lavorare in cui le persone si sentono responsabilizzate sugli obiettivi e prendono in mano lo sviluppo delle loro carriere. Questo approccio si esprime con una nuova relazione tra manager e team e si concretizza in un feedback continuo e in tempo reale che è costruttivo e motivazionale.

Perché parlarne oggi

La digitalizzazione delle imprese e della società sono mature a sufficienza da spingere a innovare anche i processi e i modelli di valutazione delle prestazioni. Lo Smart Working (e ancor di più il lavoro agile post-emergenziale) dà una spinta ulteriore a innovare le metodologie di performance management. La crisi economica indotta dalla pandemia, ma soprattutto la competitività di un mondo globalizzato e la velocità dell’evoluzione delle tecnologie e dei mercati, richiedono alle aziende di essere veloci. Aspettare 12 mesi per valutare come “sta andando” è un lusso che nessuna organizzazione può permettersi se vuole far crescere i propri talenti e innovare prodotti e servizi.
Process Mining
«I tradizionali sistemi di performance management che valutano con orizzonti annuali le prestazioni dei lavoratori classificandoli in ranking prestabiliti si rifanno a una concezione del lavoro basata su attività facilmente prevedibili e programmabili in cui la performance può essere monitorata nel lungo periodo garantendo l’allineamento con la strategia aziendale», afferma Emanuele Madini, Partners4Innovation. «Ma oggi il contesto competitivo è dinamico, imprevedibile, e la frequenza annuale di rilevazione delle performance non risponde più alle reali esigenze di business».

Emanuele Madini

Associate Partner e Practice Leader dell’area “People & Innovation", P4I – Partners4Innovation

La digitalizzazione, driver per un Continuous Performance Management

Il Continuous Performance Management è la valutazione delle prestazioni nell’era della trasformazione digitale. Il cambiamento riguarda anche la Direzione HR e la rende, esattamente come la relazione brand-consumatori e il processo di sviluppo dei prodotti, people-centric, perché sono i talenti la prima risorsa di un’azienda che vuole essere innovativa. Di qui la necessità di porre l’accento su stili di leadership Results-Driven che si basano su approcci e modelli organizzativi che favoriscono all’interno dell’organizzazione modalità di lavoro e comportamenti orientatati a una maggiore autonomia, flessibilità e responsabilità sui risultati.

L’esigenza di innovare i sistemi di gestione della valutazione delle prestazioni nasce da un’insoddisfazione espressa dalle imprese e dalle persone nei confronti degli approcci tradizionali. Già nel 2015 la Mercer performance management snapshot survey svelava che il 48% delle aziende stava pianificando o valutando di modificare i modelli di performance management. Il cambiamento però è stato lento perché nel 2018 l’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano rilevava che meno di 1 azienda su 5 aveva pianificato di introdurre strumenti di Continuous Feedback. Le Ricerche condotte da Gallup dimostrano però che il cambio di approccio al performance management è inevitabile ed è fortemente richiesto dai lavoratori. Solo il 20% delle persone ritiene infatti che l’attuale modello di valutazione delle performance della propria azienda contribuisce ad aumentare la motivazione e l’engagement e solo il 14% delle persone ritiene che sia utile per capire come migliorarsi.

Perché è più efficace dei modelli precedenti

«Ci sono diverse criticità nei sistemi tradizionali di performance management», osserva Madini. «In primo luogo sono time-consuming, impiegano manager e HR in un processo difficoltoso e soggettivo: la valutazione tramite colloquio annuale o semestrale è legata alla percezione che il manager ha sviluppato sull’operato del lavoratore e può alienare il dipendente. I sistemi tradizionali sono anche fortemente influenzati dalle performance dell’ultimo periodo. Inoltre, molto concentrati sulla prestazione e poco sullo sviluppo della persona».

Il Continuous Performance Management, al contrario, ha come obiettivo proprio lo sviluppo della persona, tanto che si affianca a percorsi di formazione e ai piani di carriera.

Come ha indicato lo studio di McKinsey “Performance management’s digital shift” (2019), i sistemi tradizionali sono diventati meno rilevanti perché non migliorano veramente le prestazioni delle persone, mentre il Continuous Performance Management è capace di creare valore aggiunto. Con una valutazione continuativa le aspettative dell’azienda e del lavoratore sono sempre chiare, la motivazione è più alta e i talenti sono incentivati a restare, scrive McKinsey.

La cultura al centro del cambiamento

La cultura del lavoro che abbraccia l’approccio del feedback continuo sulle performance stimola la crescita di lungo termine dei talenti e dell’azienda rafforzando la comunicazione tra le persone, facilitando l’attività di coaching e favorendo l’innovazione. Creare un senso di trust è fondamentale per attivare il Continuous Performance Management basato sul feedback, che solo così può essere vissuto come preziosa opportunità di imparare, migliorare e crescere come persone e come professionisti.

L’aspetto chiave del Continuous Performance Management è il cambiamento richiesto nei modelli di leadership. Oggi i manager non vengono adeguatamente formati sul valore del feedback costante come leva per l’aumento della motivazione e della prestazione. D’altro canto i manager che forniscono un feedback onesto che realmente migliora le prestazioni dei loro lavoratori non vengono riconosciuti, e quindi incentivati. Qui il ruolo della Direzione HR diventa essenziale per modificare la cultura aziendale e premiare i nuovi comportamenti basati sulla trasparenza e sulla bidirezionalità del processo di valutazione delle performance. La formalità e la strutturazione dei modelli di performance management attuali inibiscono i dipendenti dal fornire valutazioni sulle attività lavorative, proprie, dei colleghi e anche del manager di riferimento.

Il nuovo concetto di management

Con i nuovi strumenti e la nuova cultura del Continuous Performance Management per i manager diventano essenziali le qualità soft. Per esempio, ascolto, trasparenza, capacità di percepire punti di forza e aree di miglioramento delle persone, riconoscendo e premiando i risultati e aiutando a superare le debolezze.

Per questo il Continuous Performance Management richiede anche una formazione per i manager, chiamati a focalizzarsi sul feedback continuo e sulla capacità di coaching.

In questa nuova quotidianità del rapporto tra capo e collaboratore l’utilizzo di adeguati strumenti tecnologici aiuta a integrare gli aspetti di bidirezionalità della comunicazione e trust che sono alla base del meccanismo di feedback continuo in esperienze user-friendly e offrono informazioni utili per la definizione dei percorsi di sviluppo e di crescita dei talenti.

Il ruolo delle tecnologie e del feedback continuo

Attualmente le tecnologie più utilizzate a supporto dei processi di gestione delle prestazioni sono i Sistemi di Performance Management (supportano il processo di valutazione delle prestazione dei lavoratori da parte dei manager e dei referenti HR) e i Sistemi di Compensation, Benefits & Rewards Management (integrati ai precedenti, supportano la definizione delle politiche retributive in linea con la strategia aziendale). Le App per feedback 360° sono molto meno diffuse, eppure sono proprio queste che abilitano il continuous feedback che è fondamentale per garantire una valutazione delle persone basata sui risultati. Questi strumenti, pensati per essere usufruiti da mobile, facilitano lo scambio di commenti, proposte, stimoli.

«In contesti fortemente dinamici e competitivi è necessario tenere le persone costantemente allineate su obiettivi e comportamenti, discutendo frequentemente il loro contributo rispetto alle priorità assegnate, non con l’obiettivo di giudicare la prestazione ma di fornire consigli su come migliorare, definendo nuove priorità o adeguando quelle già assegnate», afferma Madini. «Le mobile app per il continuous feedback tra capo e collaboratore, ma anche tra peers, permettono di focalizzare l’attenzione non soltanto sulla valutazione della performance lavorativa, ma anche (e molto più fruttuosamente) sul continuo miglioramento e sviluppo».

I vantaggi del Continuous Performance Management

I benefici dell’approccio del Continuous Performance Management basato sui feedback riguardano Direzione HR, manager e persone.

L’HR diventa strategico grazie a una migliore capacità di influenzare positivamente la motivazione e gratificazione dei talenti e la crescita delle competenze e della produttività. I Manager vengono responsabilizzati nei processi di valutazione, con una conseguente riduzione dei tempi e delle risorse necessarie a completare il processo di performance review annuale. Il Continuous Performance Management fornisce inoltre maggiori informazioni ai Manager per supportare i piani di crescita e carriera delle persone.

Questo nuovo stile di leadership punta a sua volta a responsabilizzare e motivare le persone, generando un senso di appartenenza e trust che permette di ottenere più risultati dai team perché ognuno si sente seguito e valorizzato.

Grazie al dialogo e al feedback costante i dipendenti sanno con maggiore esattezza che cosa devono fare per raggiungere gli obiettivi aziendali e di sviluppo professionale. Possono prendere in mano la propria carriera e partecipare alla crescita del team e dell’organizzazione.

«Il meccanismo del feedback continuo è uno strumento di sviluppo delle persone e di conseguenza delle aziende, con approccio bottom-up che guarda al futuro», conclude Madini. «Tra le app per il  feedback continuativo Feedback4you del Gruppo Digital 360 rappresenta un’ulteriore innovazione. Innanzitutto non azzera il sistema tradizionale della valutazione annuale, che continua a servire anche per definire gli scatti di carriera, ma vi affianca i vantaggi del feedback continuativo. Tale feedback avviene in tutte le direzioni: tra capo e collaboratore, tra colleghi dello stesso team, o tra team diversi. La nostra app prevede inoltre due tipi di feedback: il “Think about”, che suggerisce un miglioramento in ottica costruttiva, e il “Keep going”, che offre un premio al lavoro ben fatto e uno stimolo a proseguire. Infine, ma non meno importante, Feedback4you non dimentica l’aspetto umano: per questo include al possibilità di richiedere dei “touchpoint” fisici dove il feedback multidirezionale e l’interazione continuano. Digitale e human touch convivono, dando ancora più efficacia agli strumenti tecnologici».

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