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Change Management, Novartis: «Da noi l'innovazione parte dalle persone»

Dal digital game per mappare le competenze digitali presenti in azienda ai percorsi per rafforzare la cultura dell’innovazione, passando per la formazione e l’individuazione di Change Agent, delle “sentinelle” che supportano la trasformazione. Valeria De Flaviis, Head of Innovative Models di Novartis, racconta Il percorso intrapreso dall’azienda farmaceutica

29 Lug 2020

Paola Capoferro

Il percorso di innovazione digitale e di Change Management di Novartis, una delle maggiori aziende del settore farmaceutico che oggi dà lavoro a oltre 2.200 dipendenti, è partito nel 2019 e sin dalle battute iniziali è stato pensato e focalizzato sulle persone. Tre le iniziative lanciate da Novartis per favorire la trasfomazione: il progetto Digital Culture Tranformation, volto a mappare le competenze digitali in azienda, la Digital Academy e il Novartis Exchange Talent Program for Digital (#NEXT-D), entrambi volti a rafforzare la cultura digitale e le competenze innovative. A raccontarci il percorso di Novartis è stata Valeria De Flaviis, Head of Innovative Models di Novartis.

Valeria De Flaviis

Head of Innovative Models, Novartis

Che cos’è il cambiamento per Novartis e quali sono le leve da attivare per i progetti di Change Management?

Novartis è un’azienda in continuo cambiamento, che sta facendo del change il suo cavallo di battaglia. Per essere un’organizzazione al passo con i tempi non si può fare altro che guardarsi nel profondo e decidere di essere un’azienda diversa. E questo lo si può fare soltanto attraverso le persone. Ecco perché quando un anno e mezzo fa abbiamo deciso di intraprendere un percorso di Digital Transformation la prima cosa che abbiamo deciso di fare è stata di portarlo avanti con le nostre persone, coinvolgendole e chiedendo il loro contributo e supporto.

Abbiamo investito su un cambiamento di mindset, e conseguentemente di ruoli, responsabilità, oltre che rivedere i processi. L’idea alla base era creare un ecosistema opportuno per portare avanti la digital transformation.

Quali sono i capisaldi del progetto “Digital culture transformation”?

Il progetto è nato a metà del 2019, ed è andato di pari passo con il progetto di Digital Transformation. L’obiettivo principale era riuscire a rendere partecipi le nostre persone: ne abbiamo coinvolte circa 1.200, individuato le key capabilities per portare avanti il nostro percorso di innovazione e farle testare ai dipendenti. L’idea era offrire alle persone il training e la preparazione per supportarci in questo journey. In termini di engagement il progetto per noi è stato un successo: è stato ben accolto e vissuto con entusiasmo, a tal punto che abbiamo raggiunto una percentuale dell’84%, tra le persone di sede e le persone di territorio. Questa esperienza ci ha permesso di avvicinarci alle persone in field: la difficoltà di chi lavora in sede è entrare in contatto con chi lavora in regioni lontane dalla sede principale che è vicino a Milano. In questo modo noi abbiamo completamente abbattuto le barriere e siamo riusciti a entrare in contatto in maniera fluida con queste persone.

Probabilmente il segreto di questo successo sta nel modo in cui abbiamo posizionato questo percorso: siamo riusciti a dar comprendere ai dipendenti che si trattava di un modo per accompagnarli e non per valutarli.

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Basato su un digital game, il Digital Culture Tranformation ha previsto da un lato una mappatura della digital readiness dei dipendenti: attraverso una serie di sessioni le persone hanno ricevuto un profilo che ne caratterizzava la maturità digitale (abbiamo individuato 8 “profili digitali” e 5 “profili di innovazione” presenti in azienda), avendo così immediatamente un riscontro sui loro punti di forza e quindi di attenzione da rafforzare. Dall’altro, all’interno del percorso abbiamo inserito anche una valutazione delle capacità di lateral thinking. Tutto questo ci è servito per fare delle attività successive mirate al rafforzamento delle competenze delle nostre persone.

Si tratta quindi di un progetto che prevede un cambiamento di mindset, ma anche un coinvolgimento delle persone…

Con questo progetto abbiamo compreso che cosa vuol dire innovazione e digitale e cosa implica lavorare con innovazione e digitale: perché non è semplice così come apparentemente sembra. Non si tratta solo di digitalizzare quello che già si ha, ma trasformare il processo in maniera diversa applicando specifiche metodologie. Lungo il percorso è stato fondamentale il supporto del nostro leadership team per far comprendere alle persone il valore innovativo del progetto. Non solo, la vera differenza l’ha fatta l’essere riusciti a trasmettere ai dipendenti che l’azienda sta puntando su di loro e investendo sulle loro competenze.

Quali sono stati i risvolti sull’organizzazione in termini di Change Management?

Il percorso che abbiamo intrapreso ci ha permesso di individuare i Change Agent, che ci hanno supportato e che continuano a farlo nel percorso di cambiamento e trasformazione. È come se avessimo messo delle sentinelle all’interno dell’azienda, che fungono da ricettori e cassa di risonanza di tutte le iniziative digitali e di innovazione che noi stiamo attivando. Quando si fa innovazione, il rischio è che chi non ricopre ruoli che consentono di avere visibilità sulle decisioni prese a livello centrale possa perdere il contatto con l’azienda e la comprensione di quanto si sta facendo. I Change Agent, posti in modo strategico in ogni angolo dell’azienda, ci hanno permesso di veicolare correttamente le motivazioni e la strategia che sottendevano tutte le iniziative che abbiamo portato avanti. Ci hanno aiutato tantissimo nel portare avanti il percorso di Change Management e questa è stata davvero la chiave del successo. Tant’è che questo programma che è partito in Italia, adesso è stato esteso anche alla Region Europe e a breve sarà adottato anche a livello global: tutte le country di Novartis importeranno lo stesso modello.

Digital Academy e #Next-D, di che cosa si tratta?

Entrambe le iniziative sono figlie della Digital Culture Transformation. La Digital Academy ha previsto un percorso di training rivolto a quella fetta di popolazione aziendale che aveva partecipato all’assessment game e a cui era stato assegnato un profilo di riferimento. Abbiamo previsto delle video pillole sulle competenze chiave per l’azienda (cyber security, data driven analysis e patient centricity) e la possibilità di seguire dei webinar dedicati sempre a queste tre tematiche. Abbiamo poi lanciato anche un tour di 10 Innovation Café virtuali: si trattava di workshop della durata di circa 4 ore pensati con l’obiettivo di aiutare i colleghi a comprendere come nasce, si porta avanti e si sviluppa l’innovazione attraverso il design thinking, partendo da un’idea fino ad arrivare a una value proposition.

Il progetto #Next-D (Novartis Exchange Talent Program for Digital) ha visto coinvolte 16 persone (una per ogni area dell’azienda, compresi gli uffici legal, finance, compliance) con il lateral thinking più idoneo a far parte di un programma di accelerazione sull’innovazione e sul digitale. Le persone selezionate hanno partecipato a un bootcamp di 2 settimane, orientato a far comprendere che cosa è il digitale e cosa vuol dire innovazione e lavorare con il digitale. Al termine del programma, per 3 mesi hanno fatto parte del team Innovative Models per lavorare su progettualità digitali. Queste persone ora sono dei Digital Ambassador all’interno dell’organizzazione. Il percorso così disegnato ci ha permesso di costruire delle solide basi di know how e cultura tra le nostre persone, e di introdurre una nuova modalità di lavoro che ha permesso di accelerare il nostro percorso di Digital Transformation: adesso ci sono svariate persone nell’organizzazione che parlano la lingua corretta. Questo modello sarà replicato più volte nel corso di tutto l’anno.

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