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Workplace management

Activity Based Workspace (ABW): ripensare il posto di lavoro con l’utente al centro

Nell’era dell’omnicanalità è necessario ripensare i luoghi di lavoro. L’Activity Based Workspace è un concept che mette a sistema tecnologie, processi e flussi informativi per creare ambienti più dinamici e funzionali

07 Nov 2018

Laura Zanotti

L’Activity Based Workplace è un concept finalizzato a reinventare gli spazi di lavoro per agevolare la produttività individuale e aziendale.

Activity Based Workspace: che cosa significa

Letteralmente, Activity Based Workplace significa posto di lavoro basato sulle attività. La premessa è la progressiva digitalizzazione dell’informazione che ha portato più efficienza e velocità nelle organizzazioni, insegnando alle persone un nuovo modo di lavorare e di pensare. Per un’azienda, dunque, Activity Based Workplace significa ripensare gli spazi di lavoro in una logica che mette al centro dello sviluppo l’utente, sempre più evoluto, informato, avvezzo alle tecnologie e omnicanale.

Indipendentemente dal settore e dall’ambito applicativo, infatti, l’apporto del digitale al mondo del lavoro abilita un ecosistema di touch point, fissi e mobili, congeniati per supportare una molteplicità di attività disparate. Oggi, ad esempio, è possibile mandare o ricevere mail e messaggi, scrivere, progettare, telefonare o chattare utilizzando più dispositivi (personali o di proprietà dell’azienda): pc, smartphone, tablet, lavagne ma anche tavoli o totem interattivi, per citare i più noti.

Perché si parla di Activity Based Workspace

L’evoluzione tecnologica associata a Internet, al mobile, al cloud e all’infosfera dei big data e delle analytics ha rivoluzionato i tempi e i modi del lavoro. I confini tra la produttività individuale e la produttività aziendale sono sfumati al punto che gli spazi ufficio tradizionali non hanno più ragion d’essere. Ecco perché l’Activity Based Workspace rappresenta un modello disruptive che abbandona il concetto fisico di scrivania. La nuova filosofia è che il lavoro è soprattutto ciò che si fa (e come lo si fa). Il dove diventa relativo all’attività specifica. È chiaro, dunque, il riferimento all’onda montante dello smart working che non è soltanto un’iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone. Il percorso di profondo cambiamento culturale associato a un concetto di lavoro agile richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap multidisciplinare, che presuppone non solo una governance integrata tra gli attori coinvolti ma anche la progettazione di Activity Based Workplace a supporto di tutti gli smart worker che frequentano in modo meno routinario l’ufficio.

Quali sono le tecnologie di riferimento dell’ABW

Le tecnologie oggi disponibili ci permettono di lavorare praticamente ovunque. In sintesi, la postazione di lavoro oggi è una suite di tecnologie digitali interconnesse: ci sono i programmi di Office Automation (video-scrittura, posta elettronica, video-presentazioni, Excel, rubrica, agenda) e diverse piattaforme applicative che abilitano lo scambio delle informazioni a supporto della condivisione e della collaborazione intraziendale e interaziendale. L’insieme di questi sistemi digitali, accessibili anche lontano dalla postazione di lavoro tradizionale, agevolati dalle logiche on demand del cloud e sempre più integrati ai dispositivi mobili, rende possibili nuove modalità di relazione e di interazione tra le persone.

L’adozione di nuovi strumenti come, ad esempio, Windows 10, Office 365 e Sharepoint, che stanno venendo gradualmente utilizzati da tutte le divisioni aziendali, migliorano in modo significativo la produttività, anche in contesti fino a qualche anno fa quantomeno atipici. Dematerializzazione in chiave “paperless”, da un lato, e l’utilizzo di soluzioni innovative, dall’altro, aiutano i lavoratori a gestire in modo diverso i flussi informativi promuovendo nuove logiche altamente più collaborative, lasciando maggiore libertà di definire in autonomia orari e modalità di lavoro.

L’Activity Based Workspace, infatti, ridisegna anche le meeting room, consentendo alle persone di effettuare riunioni fisiche o virtuali con il supporto di microfoni e sistemi audio plug-press-play, nonché una regia di prenotazione capace di garantire strutture sempre funzionali alla domanda.

Activity Based Workspace: l’HR al centro dello sviluppo

Alla luce di queste considerazioni, come si progettano ambienti a misura di utente, riqualificando gli spazi ufficio per dare un nuovo significato e un nuovo valore agli ambienti di lavoro? Come si fa rientrare l’ecosistema di tecnologie necessarie agli utenti in una logica di talent management 4.0? Gli esperti sottolineano l’importanza di ripensare il modo di lavorare, mettendo al centro l’esperienza degli utenti, ampliando le vision per supportare l’operatività non soltanto all’interno dell’ufficio, ma anche all’esterno. A questo proposito bisogna considerare almeno 3 elementi che caratterizzano l’Activity Based Workplace: l’infrastruttura dell’edificio, l’economia energetica e il supporto alla collaboration.

  • Smart building

L’Activity Based Workplace funziona a partire da una gestione degli ambienti evoluta. È necessario prima di tutto ingegnerizzare gli spazi applicando l’uso di una sensoristica di nuova generazione, legata ai trend topic dell’Industria 4.0. Negli smart building, infatti, i sistemi di climatizzazione e illuminazione sono progettati per essere intelligenti e adattivi. In base alle condizioni ambientali e al numero di persone presenti, ad esempio, non solo si autoregolano per garantire la qualità migliore dell’aria e le condizioni di luce ottimali, ma l’illuminazione si spegne o si mette in stand by nel momento in cui gli spazi risultano liberi dalla presenza fisica delle persone e porte e varchi diventano accessibili, utilizzando soluzioni di identificazione univoca avanzate associate all’uso di smart badge o soluzioni biometriche.

  • Green economy

L’attenzione all’impatto ambientale ha reso le aziende anche molto più sensibili rispetto ai consumi energetici. Un altro tema delle Activity Based Workplace, infatti, è la gestione del back end energetico, non solo a livello di sala macchine (data center) e di sistemi di climatizzazione/areazione, ma anche a livello di macro e micro-servizi. In primis l’impostazione del parco stampanti, declinato attraverso multifunzioni di ultima generazione non solo più ecosostenibili e a basso consumo, ma anche capaci di interfacciarsi con qualsiasi tipo di dispositivo fisso o mobile.

  • Accesso costante alle informazioni

Un altro fattore determinante dell’Activity Based Workspace è una connessione pervasiva e sicura, cablata e Wi-Fi. L’accesso alle informazioni deve essere garantito sempre e comunque per garantire la produttività individuale e aziendale. L’introduzione di piattaforme centralizzate evolute, capaci di garantire un unico punto d’accesso utile per tutte le istanze di lavoro (dal centralino al touch point utilizzato dall’utente per lavorare), è la soluzione ideale per garantire all’utente tutte le tecnologie di cui ha bisogno in un’unica soluzione di continuità. In questo modo viene garantita la business continuity di ogni utente e viene presidiata la sicurezza dei dati in ottemperanza alla compliance normativa.

I fattori che portano le aziende a scegliere l’Activity Based Workspace

Uno dei problemi che hanno oggi le aziende è che gli utenti destinano il 38% del loro tempo lavorativo alla ricerca di informazioni. Le informazioni proliferano, così come proliferano i luoghi in cui si trovano le informazioni: posta, intranet, file system, ecc. Questo si traduce in una perdita di tempo e di produttività, a cui si somma altro tempo perso per interruzioni di varia natura come telefonate, riunioni (e ricerca delle sale riunioni libere), tempi di attesa davanti alle stampanti (legate alle code ma anche al ricambio della carta, delle cartucce e così via).

Analizzare i comportamenti di dipendenti e collaboratori per studiare un modello basato sull’Activity Based Workplace non solo aiuta i dipartimenti HR a rendere gli ambienti di lavoro più rispondenti alle aspettative degli utenti. Il modello ABW risolve anche il presidio dei sistemi e delle infrastrutture a supporto di qualsiasi attività lavorativa. Trasformare gli open space in luoghi di silenzio e concentrazione risolve l’anarchia conversazionale con l’uso di auricolari di ultima generazione e una progettazione delle sale riunioni più modulare, che preveda anche un’adeguata dotazione tecnologica (LIM, Flipboard digitali, tavoli interattivi e sistemi di Unified Communication and Collaboration, che integrano videoconferenza, file and synchronization sharing system, social media, meeting room supportate da un sistema di prenotazione automatizzato che impedisce sovrapposizioni o malintesi).

L’obiettivo, infatti, è garantire un’agilità e una flessibilità che oggi gli uffici tradizionali non possono garantire, perché ancorati a un’organizzazione delle informazioni per silos, e a tecnologie ancora poco convergenti e integrate perché introdotte in azienda in fasi diverse e in modo addizionale più che strategico.

La filosofia dell’Activity Based Workspace

L’Activity Based Working punta a riprogettare gli spazi di lavoro in modo che il layout risulti un supporto ottimale alle attività da svolgere. La maggior parte dei lavori di ufficio oggi implica una scansione della giornata ricca di attività diverse. Occuparsi di fatturazione o redigere documenti, ad esempio, richiede la massima concentrazione. Sviluppare progetti, invece, prevede massima collaborazione e in forme differenti. Un conto, ad esempio, è condividere dati aziendali, fare un business plan e un altro è, invece, definire il lancio di un nuovo servizio o di un nuovo prodotto che comporta una componente spesso creativa che non sempre può essere programmata e schedulata secondo approcci convenzionali. A volte servono suggestioni e momenti di scambio legati alla libera associazione di idee, favorite da filmati, momenti di visual collaboration (creazione di tabelloni, utilizzo lavagne tradizionali o digitali, che favoriscono suggestioni audiovisive). All’interno di uno spazio progettato secondo i dettami dell’ABW ciascuno potrà scegliere il proprio spazio, scrivania, stanza o area, in base al compito che si appresta a svolgere.

Esempi di Activity Based Workspace

Uno spazio ripensato in ottica Activity Based Workplace si traduce in una varietà di ambienti diversi, ciascuno pensato per favorire determinate attività. Le sale riunioni, ad esempio, sono studiate per facilitare lo scambio di idee attraverso l’uso di tavoli componibili le cui forme favoriscono un’armonizzazione del lavoro di gruppo.

Per le attività che presuppongono un uso intensivo del telefono vengono creati degli spazi appositi con speciali schermature che permettono a ogni singolo utente di lavorare con il minimo di barriere architettoniche e il massimo del comfort. Le aziende hanno bisogno di comunicare non solo al loro interno ma anche all’esterno: eventi, meeting, manifestazioni e congressi implicano un’organizzazione spaziale spesso episodica e caratterizzata da una pluralità di esigenze diverse.

In sintesi, invece che costringere le persone a svolgere le attività di lavoro in una singola postazione o ambiente, come una scrivania fissa o all’interno di un cubicolo, l’Activity Based Workplace cerca di incoraggiare le persone a trovare il posto che ritengono più adatto a completare il proprio lavoro. Ogni spazio aziendale viene così progettato per creare opportunità che rispondono a una varietà di esigenze diverse, da un lavoro intenso e mirato a riunioni estemporanee e informali o più formali.

L’utente al centro, nell’Activity Based Workspace

Sul tema dell’Activity Based Workplace ha focalizzato la propria attenzione 4ward, realtà attiva sul mercato italiano e internazionale da oltre 16 anni, partner Microsoft da tempo impegnato nel promuovere in prima persona i progetti di digital transformation dei propri clienti.

«Credo sia arrivato il momento di ripensare il modo di lavorare, portando al centro l’esperienza utente», sostiene Paolo Heuer, che in 4ward segue proprio le practice dedicate al modern workplace. «È un ripensamento che ha come obiettivo il miglioramento della produttività individuale, lavorando su tre asset chiave: luogo, tempo, device. È un ripensamento dei luoghi e delle modalità di lavoro».

Paolo Heuer

Account Technology Strategist, 4ward

Tutto questo, nella visione di 4ward, è supportato da una solida base tecnologica, Microsoft Teams, declinata in una vera e propria practice per il modern workplace. La practice si chiama Teams Unleashed ed è un servizio gestito attraverso il quale 4ward supporta le aziende nel loro percorso di adozione di Teams.

«Con Teams Unleashed noi offriamo un servizio che “libera” le potenzialità di Teams, offrendo alle aziende e agli utenti un punto centralizzato nel quale confluiscono strumenti di produttività, informazioni, servizi chat, oltre all’integrazione con sistemi di Unified Communication e con le meeting room, in una logica plug-press-play», conclude Heuer.

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Laura Zanotti

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