Metodologie

Come si definiscono i KPI per misurare i benefici reali di un progetto di Smart Working

Il lavoro agile porta molti vantaggi, ma come quantificarli attraverso indici di performance? Si devono considerare tre elementi: come si svolgono le attività progettuali, l’efficacia di interazione tra le diverse funzioni e le prestazioni legate ai processi per le attività più ripetitive

05 Lug 2022

Patrizia Licata

La valutazione di benefici quantificabili attraverso KPI rappresenta un’efficace azione di change management in un’organizzazione, anche nel nuovo assetto dettato dallo Smart Working, o meglio del lavoro ibrido. I KPI orientano la cultura e i comportamenti delle persone verso approcci basati sui risultati. Tuttavia, il New Normal che stiamo vivendo ci porta a ridefinire i risultati che contano in un progetto di Smart Working. Accanto alla produttività e alla qualità del lavoro svolto ci sono altri parametri che diventano prioritari, come il benessere del dipendente – per scongiurare il burnout – e la Customer Satisfaction, perché un dipendente felice trasferisce al cliente la sua percezione positiva del brand.

Cinque KPI per lo Smart working nel New Normal

Il New Normal guarda oltre le metriche classiche della produttività: i KPI dello Smart Working includono parametri più ad ampio raggio. Le necessità del business si bilanciano con quelle del benessere delle persone o well-being; output e qualità seguono.

Consideriamo i cinque parametri chiave per misurare l’efficacia di una strategia di Smart Working, tutti correlati e ugualmente importanti.

  1. Il primo è rappresentato dal numero di ore lavorate e dalla presenza di straordinari, perché permettono di alzare una bandiera rossa se il dipendente si sta stancando o stressando (che è tutto il contrario di un dipendente più produttivo e l’anticamera del temibile burnout). D’altro canto, poche ore lavorate significano che il dipendente è poco coinvolto e che occorre motivarlo su nuovi progetti.
  2. Il secondo KPI da misurare è la connettività Internet dello Smart Worker, perché impatta la Employee Experience, il benessere al lavoro e la produttività: una cattiva connessione fa arrivare le email in ritardo, rende frustranti le video-riunioni e causa interruzioni nello svolgimento dei compiti.
  3. Attrition e talent retention sono il terzo KPI. Oggi la competitività delle aziende si gioca sui talenti ed è fondamentale saperli attrarre e trattenere. Secondo Payscale, il 75% di Employee Retention l’anno è una percentuale desiderabile e il focus dovrebbe essere, naturalmente, sui top performer. Per calcolare questo parametro bisogna dividere il numero di persone che hanno lasciato il team per il numero totale di dipendenti che c’erano all’inizio e moltiplicare il risultato ottenuto per 100.
  4. Il quarto parametro è la Employee Satisfaction che, secondo un sondaggio di McKinsey, si compone di questi elementi: sicurezza del posto di lavoro, stabilità finanziaria, work-life balance, trattamento equo, persone fidate con cui lavorare, salute fisica e mentale.
  5. Infine, la Customer Satisfaction. La correlazione è semplice: se il cliente è soddisfatto vuol dire che le nostre persone lavorano bene.

Target quantitativi? Meglio l’engagement

Restano ovviamente validi i KPI più “classici”, come il costo per progetto e il fatturato per dipendente. La produttività è un altro degli indicatori base di performance, ma va legato alla misura dell’orario di lavoro: uno studio di NordVPN Teams condotto in piena pandemia ha scoperto che, in media, gli americani lavoravano il 40% di tempo in più ogni giorno e questo fattore era una delle maggiori cause del burnout riportato dal 51% di loro (dato di Monster.com).

I target quantitativi possono restare, ma non sono veramente in grado di motivare, evidenziano i più recenti sondaggi; anzi, fanno percepire il lavoro come meccanico e possono generare ansia. Che cosa motiva invece le persone? La leadership. Un sondaggio di Gallup ha isolato le qualità del manager che ispirano a lavorare al meglio: trust, compassion, stability e hope, ovvero il leader deve saper infondere un senso di fiducia, capire emotivamente le persone, dare stabilità e speranza.

Workhera, tecnologia digitale per il work-life balance

La tecnologia digitale può aiutare a migliorare l’efficacia dei progetti di Smart Working offrendo soluzioni che facilitano l’organizzazione ibrida del lavoro e riducono la complessità per le persone. Per esempio, le app per il desk booking, come quella offerta da Workhera, agevolano il ritorno in sedi di lavoro moderne, dove le scrivanie si usano a rotazione perché le persone non sono mai tutte fisicamente presenti. La tecnologia modulare e flessibile per il digital workplace proposta da Workhera include anche Work Life, una soluzione che supporta dipendenti e lavoratori nell’organizzazione dello Smart Working e introduce meccanismi per la tutela della salute e della produttività aziendale in ottica di benessere della persona mirando all’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Diverse aziende italiane collaborano con Workhera per l’introduzione di strumenti digitali che permettono di monitorare indicatori di performance sia quantitativi che qualitativi (soddisfazione dei colleghi, relazioni tra colleghi, livello di engagement, percezioni dei lavoratori) in maniera continua. Insieme a Workhera diverse aziende stanno anche rivedendo i KPI qualitativi che usano e li calcolano con procedure e modalità stabili (confrontabili nel tempo), automatizzabili e sintetizzabili, inserendoli in un macro-indicatore di sintesi della performance aziendale. L’obiettivo è quello di sviluppare una cultura aziendale basata sul concetto di Result Based Organisation, che metta al centro i risultati.

Workhera è stato lanciato da fabbricadigitale, società che realizza prodotti e servizi per il Digital out of home, le Smart Cities e la Collaboration già dal 2018, quando le aziende erano alle prese con una rivisitazione degli spazi nell’ottica di nuovi paradigmi di digital transformation e di sostenibilità.

Patrizia Licata

Laureata in Letteratura italiana, giornalista professionista, scrittrice. Da sempre sui temi della tecnologia e dell’innovazione, con le notizie e gli scenari Italiani e internazionali.

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